Автоматизация работы пользователя в среде MS Office

Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода, хранения, обработки и выдачи больших объемов данных в виде, удобном для анализа

Автоматизация работы пользователя в среде MS Office

Информация

Компьютеры, программирование

Другие материалы по предмету

Компьютеры, программирование

Сдать работу со 100% гаранией
аны одной корпорацией. Это позволяет обеспечить максимальную согласованность этих систем друг с другом, а так же с другими программами совместимыми с Microsoft Windows. Тексты и иллюстрации многих форматов могут быть импортированы в Word непосредственно из других программ и встроены в текст документа. В результате такой процедуры они становятся частью текстового файла WinWord или продолжают при этом существовать отдельно благодаря механизму объективного связывания и встраивания (Objekt Linking And Embeding). Так же присутствует ряд хорошо зарекомендовавших себя функций, такие как возможность не прерывая работу с документом распечатать некоторые страницы. В этом случае программа управления печатью с буферизацией берет на себя наблюдение за печатью на заднем плане. Письма и факсы, записки и отчеты, публикации и web страницы вот далеко не полный перечень документов с над которыми пользователь имеет возможность работать используя текстовый процессор Word.

 

Автоматизация выполнения задач и получение помощи

В Word имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач.

 

Перемещение по большому документу

Перемещение по документу выполняют с помощью мышки, используя полосы прокрутки, и с помощью клавиатуры, используя следующие сочетания клавиш:

Ctrl + - на слово вправо, Ctrl + - на слово влево,

Ctrl + - к следующему абзацу, Ctrl + - к предыдущему абзацу, страница,

Ctrl + PgDown - на экран вниз, Ctrl + PgUp - в начало следующей страницы,

Ctrl + Home в начало документа, Ctrl + End в конец документа,

Alt + Ctrl + PgUp - в начало экрана, Alt + Ctrl + PgDown - в конец экрана.

 

Копирование текста

Способы копирования текста:

1 способ:

Выделить фрагмент текста;

использовать команды Вырезать, Копировать, Вставить в меню Правка;

2 способ:

выделить фрагмент;

нажать Ctrl при перемещении, Ctrl + Shift при копировании;

установить курсор в место вставки, нажать правую клавишу мыши;

3 способ( с помощью клавиатуры):

выделить фрагмент;

нажать F2 при перемещении, Shift + F2 при копировании;

перейти в место вставки клавишами управления курсором, нажать Enter;

4 способ:

выделить фрагмент;

перетащить мышкой в нужное место при нажатой левой клавише, при копировании удерживать клавишу Ctrl.

 

Сохранение документа во время работы. Использование свойств документа

Способы сохранения документа:

Кнопка Сохранить на панели инструментов - сохраняет файл под имеющимся именем в той же папке;

Команда в окне редактора Файл/Сохранить сохраняет файл под имеющимся именем в той же папке;

Команда в окне редактора Файл/Сохранить как позволяет изменить имя файла, тип файла, выбрать другую папку; затем следует нажать кнопку Сохранить.

Редактор позволяет сохранить документы в форматах: dot(шаблоны), rtf(форматированный текст), txt(текстовый без форматирования), HTML(текст с гиперссылками), в формате MS-DOS, doc(предыдущей версии Word 6.0/95), xls(электронные таблицы) и др.

 

Автозамена

Ниже перечислены некоторые типы ошибок, которые могут быть исправлены автоматически при вводе:

·Последствия случайного нажатия клавиши CAPS LOCK (впервые появилась в Word 95). Например, в начале предложения слово эТОТ автоматически заменяется на Этот

, а режим ввода прописных букв (соответствующий нажатой клавише CAPS LOCK) автоматически отключается.

·Типичные опечатки в словосочетаниях. Например, слова почтовы йадрес автоматически заменяются словами почтовый адрес.

·Грамматически не сочетаемые пары слов. Например, слова этот слово автоматически заменяются словами это слово.

 

Автоформат при вводе

В Word предусмотрена возможность автоматического форматирования текста при вводе.

·Автоматическое создание нумерованных и маркированных списков (впервые появилось в Word 95). Например, если в начале первого элемента списка ввести звездочку, будет создан маркированный список.

·Автоматическое создание границ (впервые появилось в Word 95). Например, если ввести три и большее число дефисов (-) или знаков равенства (=) подряд, а затем нажать клавишу ENTER, будет автоматически создана одинарная или двойная граница.

·Автоматическое присвоение тексту встроенных стилей (впервые появилось в Word 95). Например, если завершить строку текста не знаком препинания, а двойным нажатием клавиши ENTER, ей будет автоматически присвоен стиль «Заголовок 1».

·Автоматическое форматирование порядковых номеров и дробей (впервые появилось в Word 95; применимо только к английскому тексту). Например, сочетание «1st» автоматически заменяется сочетанием , а дробь «1/4» символом ј.

·Автоматическое оформление сетевых путей и адресов Интернета (например, \\Reports\May\Week1.doc и http://www.microsoft.com/) как гиперссылок. При выборе гиперссылки на адрес Интернета автоматически запускается имеющееся средство просмотра Web и открывается указанная Web-страница. При выборе гиперссылки на сетевой путь автоматически запускается программа, необходимая для открытия файла назначения, и открывается указанный файл.

·Автоматическое применение форматирования, используемого для оформления начала первого элемента списка, к началу последующих элементов этого списка. Например:

1. Word выполнит всю работу за вас.

2. Word сделает ваши документы красивыми.

·Автоматическое изменение начертания символов. Например, текст *Жирный* автоматически преобразуется в Жирный, а _Курсив_ в Курсив.

·Автоматическое преобразование последовательности плюсов и дефисов (+----+----+) в таблицу. Каждой паре плюсов (+) соответствует один столбец.

·Автоматическая замена пробелов в начале элемента маркированного или нумерованного списка соответствующим отступом слева.

Автозаполнение

Автоматическое предложение полного варианта слова или фразы после ввода нескольких первых букв. Чтобы принять предложенный вариант, нажмите клавишу ENTER. Ниже перечислены некоторые элементы, к которым применимо автозаполнение:

·текущая дата;

·дни недели;

·названия месяцев;

·имя автора и название организации;

·элементы списка автотекста.

 

Автореферат

В Word появилась возможность выполнения статистического и лингвистического анализа документа с целью выделения его ключевых положений. На основании этого анализа составляется реферат. Таким образом можно выделить ключевые положения в электронном документе и просматривать его с разной степенью детализации или поместить автоматически составленный реферат в отдельный документ. Размер реферата устанавливается пользователем и может варьироваться.

При составлении рефератов необходимо соблюдать законы об авторском праве. Ответственность за точность реферата возлагается не на программу, а на пользователя.

Автоматическое создание и предварительный просмотр стилей

При работе со стилями в Word используйте следующие новые возможности:

·В случае применения нового форматирования к тексту автоматически создается новый стиль.

·В случае изменения форматирования текста соответствующие изменения автоматически вносятся в определение стиля.

·Список стилей на панели форматирования содержит образцы стилей.

 

Мастер писем

Мастер писем позволяет легко и быстро создать нужное письмо путем выбора готовых элементов письма. Кроме того, раз введенные сведения об адресате (имя, фамилия, адрес, должность и т. п.) автоматически сохраняются. При создании следующего письма этому адресату достаточно будет выбрать его имя из списка; все остальные данные будут добавлены автоматически.

 

Помощник

Новое средство Office помощник использует технологию IntelliSense™. Его основное назначение автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи. Например, если помощник решит, что вы собираетесь приступить к созданию письма, то предложит запустить мастера писем. Помощник является основным средством получения справочных сведений о работе в Word, а также советов по повышению эффективности работы, наглядных примеров и пошаговых инструкций по выполнению конкретных задач.

 

 

 

 

 

Проверка правописания

Ниже перечислены основные средства проверки правописания и правки текста, используемые в Word.

1. Проверка орфографии при вводе

Проверка на наличие орфографических ошибок по ходу ввода текста и выделение возможных ошибок прямо в документе (впервые появилось в Word 95).

2. Проверка грамматики при вводе

Проверка на наличие грамматических ошибок по ходу ввода текста и выделение возможных ошибок прямо в документе. Как и при автоматической проверке орфографии, при проверке грамматики автоматически предлагаются возможные варианты правильного написания. Для вывода списка вариантов следует щелкнуть выделенный текст правой кнопкой мыши.

3. Пропуск определенных элементов текста при проверке правописания

·По желанию пользователя при проверке орфографии пропускаются слова, состоящие из прописных букв и/или содержащие цифры.

&

Похожие работы

< 1 2 3 4 5 6 > >>