Автоматизация бизнес-процессов предприятия ООО "Финансовые технологии"
1 Задание
В качестве индивидуального задания необходимо выявить все бизнес процессы предприятия ООО "Финансовые технологии" и выбрать бизнес процесс для автоматизации. Уточнение индивидуального задания представлено в п.2.2. Выявление организационной структуры предприятия, определение функций его подразделений и основных бизнес процессов.
2. Анализ информационной системы предприятия
2.1 Обследование общих закономерностей функционирования организации
подразделение бизнес серверный абонент
Главной задачей ООО "Финансовые технологии" является техническое и программное обеспечение предприятий, заключивших договор о сотрудничестве.
Кемерово - крупнейший промышленный центр Сибири, где проживают более полумиллиона человек, и где находятся десятки мощных предприятий химической, угольной, машиностроительной промышленности. Как малые предприятия, так и химические гиганты нуждаются в автоматизации и управлении. Решением этих задач и занимается ООО "Финансовые технологии".
Основным документом, в соответствии с которым функционирует ООО "Финансовые технологии" является Устав предприятия.
С головной организацией, ООО "Финансовые технологии" г. Москва, ООО "Финансовые технологии" обменивается различного вида документацией и информацией путем электронного обмена, на бумажных и цифровых носителях.
С налоговыми органами предприятие ежемесячно обменивается отчетной документацией в электронном и бумажном виде.
С фирмами, заключившими договор о сотрудничестве ООО "Финансовые технологии" в постоянном режиме обменивается электронной документацией, а так же консультируют по телефону.
Схема реализации процессов обмена между ООО "Финансовые технологии" и внешними объектами представлена на рисунке 1.
Рисунок 1. Реализация процессов обмена с внешними объектами
Процессы обмена информации между подразделениями внутри организации осуществляются как в цифровом виде (посредством электронной почты и локальной связи внутри зданий), так на бумажных носителях.
2.2 Выявление организационной структуры предприятия, определение функций его подразделений и основных бизнес процессов
Структурная схема ООО "Финансовые технологии" (рисунок 2).
Рисунок 2. Структурная схема ООО "Финансовые технологии"
Функции подразделений ООО "Финансовые технологии" приведены в таблице 1.
Таблица 1.
Код подразде-ленияНаименование подразделенияВыполняемые функцииЧисло сотрудниковФункциональная подчиненностьСтруктурная подчиненностьДДирекцияОбщее руководство. Заключение договоров.2--ПНРПуско-наладочные работыРемонтно-технические вопросы абонентов. Выполнение ПНР.15ДДТПТехническая поддержкаРешение абонентских вопросов. Разработка ресурсов.6ДДББухгалтерияОсуществляет учет имущества, документооборот. Производит начисление и выплату заработной платы.3ДД
Бизнес процессы ООО "Финансовые технологии" представлены в виде таблицы 2.
Таблица 2.
Наименование бизнес процессаОтдел владелец бизнес процессаОтдел исполнитель бизнес процессаБизнес процесс источник информацииБизнес процесс приемник выходной информацииРешение абонетский технических вопросовТП, ПНРТП, ПНРКлиентКлиентВыполнение ПНР (ресурсы и услуги)ТП, ПНРТП, ПНРКлиентКлиентУправление организациейДирекцияДирекцияПНР, ТП, БухгалтерияПНР, ТП, БухгалтерияОбщий документооборотБухгалтерияБухгалтерияПНР, ТП, ДирекцияПНР, ТП, ДирекцияНа рисунке 3 представлена контекстная диаграмма ООО "Финансовые технологии".
Рисунок 3. Контекстная диаграмма ООО "Финансовые технологии"
Основные и вспомогательные бизнес процессы ООО "Финансовые технологии" представлены на рисунке 4.
Рисунок 4. Основные и вспомогательные бизнес процессы ООО "Финансовые технологии"
Бизнес процесс "Прием документов от абонентов" подразделяется на несколько составляющих его бизнес процессов, представленных на рис. 5.
Рисунок 5. Бизнес процесс "Прием документов от абонентов"
Бизнес процесс "Разработка ТЗ и его выполнение" подразделяется на несколько составляющих его бизнес процессов, представленных на рис. 6.
Рисунок 6. Бизнес процесс "Разработка ТЗ и его выполнение"
Схема управления ООО "Финансовые технологии" представлена на рисунке 7.
Рисунок 7. Схема управления предприятием
Бизнес процессы управления на уровне предприятия представлены на рисунке 8.
Рисунок 8. Бизнес процессы управления на уровне предприятия
Бизнес процесс управления предприятием включает следующие функции:
1.проведение технических советов по определенной тематике;
.проведение совещаний по определенной тематике;
.разработка и принятие программ по выполнению определенных работ и их реализация;
.издание приказов, распоряжений;
.контроль за соблюдением внутренних распоряжений и актов.
Программная реализация бизнес процесса управления:
·Microsoft Windows XP Professional SP2
·ESET NOD32 Antivirus
·Microsoft Office 2003
·Галактика
Аппаратная реализация бизнес процесса управления:
·Intel® Pentium® D 930 (3000MHz)
·Память 512Mb×2 DDRII PC-5300
·Жесткий диск SATA-II 500Gb Samsung SP2504C (7200rpm)
·Монитор Samsung SyncMaster 940s, 19", black
·Принтер/копир/сканер/факс HP LJ 3052
В качестве базового бизнес процесса был выбран один из составляющих обеспечивающего бизнес процесса "Разработка ТЗ и его выполнение" - бизнес процесс "Выполнение ПНР". Функциями данного бизнес процесса является выполнение программных и технических работ по разработке и настройке абонентских систем, а так же решение абонентских вопросов.
2.3 Обследование функций структуры и деятельности базового подразделения
Базовым является подразделение Пуско-наладочных работ (ПНР).
Данное подразделение выполняет следующие функции:
.осуществляет пуски конфигураций систем абонентов,
.участвует в наладке работы систем абонентов,
.формирует и уточняет планы работ по техническим заданиям (ТЗ),
.готовит служебные записки для отдела технической поддержки,
.отправляет технологические отчеты и методологию дирекции.
Отдел ПНР состоит из двух инженеров, которые выполняют следующие функции:
.работают с абонентами (консультации по телефону);
.исправляют или дополняют базы данных абонентов;
.составляют служебные записки для ТП;
.подготавливают методологию для дирекции;
.подготавливают планы работ для остального персонала ПНР.
Структурная схема подразделения ПНР представлена на рисунке 9.
Рисунок 9. Структурная схема подразделения ПНР
Документами, определяющими бизнес правила данного подразделения, являются:
·должностные инструкции;
·Трудовой кодекс РФ.
Бизнес правила также регламентируют следующие сферы функционирования подразделения:
·Общая организация работы сотрудников подчиняется коллективному договору, правилам внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда по работе с компьютером.
·Организация выполнения заданий следующая: за каждым проектом закрепляется ответственный, задание имеет сроки и бюджет выполнения.
·Правила ведения документации подчиняются корпоративной форме отчетности и ведения документации.
·Правила хранения информации и документации следующие: вся информация хранится на сервере, обмен осуществляется посредством бумажных и цифровых носителей, а также при помощи внутренней локальной сети.
·Правила обеспечения конфиденциальности описаны в должностной инструкции.
Для работы подразделения ПНР необходимы следующие документы:
·заявки и договора (от отделов и специалистов) на проведение работ,
·распоряжения от Дирекции,
·информация и документы от абонентов.
Схема документооборота подразделения представлена в таблице 3.
Таблица 3.
Наименование документаОткуда приходит/ исходит документ Куда уходит Информация, документы, используемые при формировании документаОперации, выполняемые над документомОтветственный за выполнение операций над документомПриказы, договораДирекцияБухгалтерияДоговора от абонентов и приказы по предприятиюИсследование, проведение необходимых работ, подписание и сдачаНачальник отделаТехнические задания, служебные записки-Отдел ТПДоговора абонентов, составленные актыПодготовка для передачи в отдел ТПЗам начальника отдела, инженерыРесурсыОтдел ТП-Технические заданияПроверка на соответствиеИнженерыМетодология, технологические отчеты -ДирекцияОтчеты о выполненной работеАнализ выполненных работ и требованийНачальник отделаВ результате работы подразделения создаются следующие документы:
·приказы,
&
