Информатизация архивного дела

Информационную основу БД составляют сведения о составе и объеме документов, составе и объеме страхового фонда копий документов, государственном учете и

Информатизация архивного дела

Информация

Менеджмент

Другие материалы по предмету

Менеджмент

Сдать работу со 100% гаранией

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

Информатизация архивного дела

 

Введение

 

Современное общество характеризуется высоким уровнем развития информационных и телекоммуникационных технологий и их интенсивным использованием гражданами, бизнесом, общественными организациями и органами государственной власти; повсеместным внедрением в государственном масштабе систем электронного документооборота (в том числе межведомственного), переводом в электронный вид государственной учетной деятельности, а также созданием и развитием специальных информационных систем обслуживания запросов населения и организаций.

Эти приоритетные направления информатизации общества влекут за собой необходимость формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивных учреждений, выполняющих важные общественные и государственные функции, именно поэтому чрезвычайно актуальной является тема информатизации архивов.

Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов. В ходе этого процесса необходимым остается выполнение задачи сохранения и защиты архивов.

Рассмотрим основы, принципы, цели и объекты информатизации архивов, а также направления и перспективы развития этого процесса.

 

1. Особенности процесса информатизации архивов

 

Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации [4, с. 8].

Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Объектами информатизации являются:

üкомплектование архива;

üэкспертиза ценности документов;

üсоздание и ведение информационно-поисковых архивных справочников;

üучет документов архива и контроль за их сохранностью;

üсоздание страхового фонда и фонда пользования документами;

üинформационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей;

üконтроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.

В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизация архивного дела приобретает особую значимость.

Основные цели информатизации:

üразвитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования, защиты Архивного фонда РФ путем избавления труда архивиста от рутинных операций и повышения точности и оперативности учета [1, с.223]

üсоздание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы;

üформирование автоматизированных учетных и научно-справочных документов межархивного и общеотраолевого уровня.

üповышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;

üобеспечение сохранности документов - создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путем оцифровывания архивных документов (сканирования).

Основные направления информатизации:

üорганизация учета документов Архивного фонда РФ;

üучет фондообразователей, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах;

üсовершенствование использования документов путем организации запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и выдачи архивных справок, использования документов;

üформирование страхового фонда и фонда пользования;

üпроведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных технологий баз данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания;

üавтоматизация организационно-управленческих функций архивов.

Принципы информатизации:

üпреемственность по отношению к традиционной системе государственного учета и научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

üпреемственность в развитии автоматизированных архивных технологии;

üсистемность в реализации технологических и информационных решений как отдельного архива, так и группы архивов, формирование их единого программно-технического комплекса, единой базы данных в масштабе Росархива;

üвнутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивов;

üвзаимосвязь с информационными системами фондообразователей и потребителей, с внеотраслевыми системами передачи данных.[7, с. 84]

Проблема информатизации архивной отрасли не нова. В 1995 г. Росархивом была разработана и утверждена Концепция информатизации архивного дела России, в целях практической реализации которой в 1996 г. была принята Программа информатизации архивного дела России (1997--2000 гг.). Эта программа определяла конкретные направления работ, их содержание, исполнителей и сроки проведения по следующим направлениям деятельности: научные и методические работы по проблемам информатизации архивного дела России, кадровое обеспечение, организационные и практические работы. В результате реализации направлений этой программы была начата разработка и внедрение программного комплекса "Архивный фонд", начал функционировать Интернет-портал "Архивы России", проводилось обеспечение компьютерной техникой архивной отрасли.

 

2. Информационные технологии и организация их внедрения в архивах

информация архив документ делопроизводство

В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (сканирование документов, сетевые технологии и т.д.).

Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД "Архивный фонд", "Фондовый каталог" (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных "Паспорт архива", "Учет фондов", "Аннотация фондов", "Учреждения - источники комплектования", "Учет исполнения запросов", "Читальный зал", "Физическое состояние документов" и др.

При этом можно заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу. [5]

Информационную основу БД составляют сведения о составе и объеме документов, составе и объеме страхового фонда копий документов, государственном учете и научно-справочном аппарате к документам, составе и объеме научно-справочной библиотеки, зданиях. При разработке БД "Учет фондов" в качестве объекта автоматизации выступали функции, выполняемые госархивами по учету документов как государственной, так и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. Типовые решения ведения государственного учета для архивов Российской Федерации разного уровня вырабатывались с условием последующей адаптации к специфике каждого отдель

Похожие работы

1 2 3 > >>