Застосування комунікативного аудиту удосконалення інформаційної діяльності підприємства

Система підтримки рішень (СПР) - компютерна інформаційна система, яка підтримує процес прийняття управлінських рішень в ситуаціях, які не досить добре

Застосування комунікативного аудиту удосконалення інформаційної діяльності підприємства

Дипломная работа

Менеджмент

Другие дипломы по предмету

Менеджмент

Сдать работу со 100% гаранией
теми до особливостей корпоративної культури та надання їй статусу мотиваційного механізму.

Комунікація в малій групі дає шанс і керівнику і підлеглому оперативно брати участь у вирішенні стратегічних і поточних завдань: кожен бере участь в обговоренні, кожен може бути почутий. Хороші результати дає ефект зворотного зв'язку. Взаємодія ускладнюється з ростом числа членів групи.

Міжособистісна комунікація - комунікація з іншою людиною - найбільш поширений тип внутрішніх комунікацій. Комунікації між неформальними групами можуть охоплювати набір зв'язків - від побутових до виробничих. Основою цього типу комунікацій є інформація, що циркулює по каналах неформального спілкування. Іноді керівники спеціально запускають «чутки», щоб перевірити реакцію колективу на можливі майбутні рішення (наприклад, щодо кадрових змін або зміни порядку виплати преміальних та ін.)

Громадські, або масові, комунікації - процес повідомлення інформації за допомогою технічних засобів або засобів масової комунікації чисельно великим групам людей: преса, радіо, кіно, телебачення. Джерело інформації передає послання розосередженим аудиторіям. Обмежена можливість зворотного зв'язку [8, с. 72].

Найважливішим завданням керівництва компанії є створення умов з обміну ідеями, думками, інформацією між людьми, підрозділами, між організацією та її оточенням. Прийняті в кращих підприємствах системи комунікацій засновані на ефективних технологіях інформаційного обміну, на культивуванні неформального спілкування, на підтримці спілкування матеріальними засобами.

Прийняті в організаціях системи комунікацій сприяють розвитку новаторства, ініціативи та підприємливості.

На ефективність комунікацій впливають різні чинники: Спілкування людей здійснюється за допомогою вербальних і невербальних методів. Вербальні комунікації реалізуються за допомогою усних (діалог, нарада, переговори, презентації тощо) або письмових (накази, розпорядження, інструкції, листи та ін.) повідомлень, невербальні - здійснюються за допомогою мови рухів тіла (постава, жести, поза, вираз обличчя тощо) і параметрів мови (інтонація, тембр голосу, темп мови, гучність голосу, вимова, стиль мовлення та ін.).

Способи забезпечення комунікації добре відомі - це слухання, мова, читання, письмо. За значущістю слухання знаходиться на першому місці, займаючи до 45% часу міжособистісних комунікацій. Мова займає до 30% часу міжособистісних комунікацій (діалоги, наради, переговори, презентації). Для підвищення ефективності комунікацій важливо приділяти велику увагу культурі мови. Читання грає найважливішу роль, особливо для людей, що мають аналітичний розум і володіють технікою швидкого читання. Читання становить близько 15% часу міжособистісних відносин.

Тип особистості людини має також велике значення в процесі комунікації. Своєчасне розпізнавання типу особистості співрозмовника дозволить вам адаптувати свої пропозиції і дасть додаткову можливість домогтися успіху в переговорах [11, с. 203].

Отже виходить, що комунікації - життєво важлива ланка між керівником і підлеглими, вони є інструментом внутрішньосистемної координації, допомагають отримувати інформацію на всіх рівнях управління. Дослідження різних організаційних структур показують, що комунікація відіграє важливу роль у розвитку організації як цілісного організму. Кожен керівник зацікавлений у поліпшенні комунікації. За допомогою комунікації реалізуються цілі компанії, проводяться нові ідеї, мотивація, здійснюється контроль за поведінкою членів групи. Комунікації необхідні для ствердження авторитету і волі керівника.

Комунікаційна мережа включає потоки послань, або сигналів, між двома або більше індивідами. Вона з'єднує певним чином учасників комунікаційного процесу за допомогою інформаційних потоків.

Можливості розвитку внутрішньофірмової комунікаційної мережі обмежується, як правило, розміри підрозділів в організації. Збільшення розміру групи призводить до зростання кількості можливих комунікаційних відносин. Тому від того, як побудована комунікаційна мережа, залежить її вплив як на скорочення, так і на збільшення розриву між посланим і отриманим значенням. і відповідно діяльність персоналу може відрізнятися більшою чи меншою ефективністю.

Особливо важливо знання типів комунікаційних мереж або структур комунікацій у групі. Серед існуючих комунікаційних мереж для груп різної чисельності можна виділити чотири основних типів: колесо, ланцюг, коло, складне коло.

Формальна, централізована ієрархія влади, при якій підлеглі спілкуються один з одним тільки через свого начальника, представлена в мережах типу "колесо". Одна особа займає центральне місце в колективі і більшість членів цієї групи при визначенні своєї позиції зорієнтовані на центр. Це пов'язано з лідерськими функціями особи знаходить у центрі «колеса», його можливостями надавати більше соціального впливу на інших членів групи. Воно також пов'язане з відповідальністю за передачу інформації і прийняття остаточних рішень. Якщо члени групи з'єднані між собою, як ланки одного ланцюга, в якій кожен підтримує контакт з ким-то одним, то ми маємо мережу типу «ланцюжок». Остання відображає послідовно мережа горизонтальних зв'язків. У мережах типу «коло» члени групи можуть комунікувати тільки з тим, хто розташований поруч з ними.

Прикладом повністю децентралізованих груп є «багатоканальні» мережі. які використовуються, як правило, тоді, коли необхідна всіх членів у вирішенні складних проблем. Такий підхід називають ще відкритими комунікаціями. [4, с. 17]

Так як, організація - це багаторівнева структура з рівнями керівництва і підпорядкування. Така структура ефективно функціонує тільки при існуванні добре налагодженої зв'язку між усіма рівнями. Так, якщо на верхньому рівні керівництва з'являється необхідність впливати на поведінку підлеглих, то наказ, розпорядження, вказівку не тільки повинні дійти до нижчого рівня, але і поширитися по всім структурним одиницям даного рівня. Тому доцільно проводити аналіз як вертикальних, так і горизонтальних організаційних комунікацій.

Вертикальні канали комунікації повинні пов'язувати всі рівні управління організації у єдине ціле. Для цього інформацію слід спрямовувати насамперед зверху вниз. Саме таким чином керівництво доводить до підлеглих відомості про поточні завдання, що рекомендуються методи дій, застосовуваних санкції та винагороди, про зміну організаційних норм і нормативів, а також організаційної структури і технології. Через систему спадних зв'язків керівництво організації забезпечує орієнтацію цілей підрозділів організації щодо головних організаційних цілей; корекцію поведінки, установок і поведінкових стереотипів виконавців на всіх рівнях, координацію дій; збереженні й посиленні авторитету влади та контролю.

До найбільш пріоритетних завдань організаційної діяльності, безумовно, відноситься розвиток висхідних потоків інформації, надання їм такої ж значущості для управління, як і в спадних потоків. Це можливо при перекладі відносин між керівниками вищих рівнів і підлеглими в режимі діалогу [20, с. 237].

Для ідентифікації світу, суспільства та самосвідомості вирішальне значення мають такі фактори: сприйняття, комунікації, роль людини в організації. Таким чином, побудова ефективної системи внутрішніх комунікацій в організації є важливою і необхідною умовою її процвітання.

Система внутрішніх комунікацій (СВК) - сукупність інформаційних каналів, що дозволяють передавати відомості ділового, інтелектуального та емоційного змісту всередині організації між співробітниками [26, с. 117].

В ідеалі СВК в будь-якій організації, незалежно від роду її діяльності, повинна відповідати таким принципам:

відкритості;

простоті і зрозумілості;

регулярності;

достатності;

комплексності;

достовірності;

своєчасності.

Комунікації повинні бути ясними, точними, давати необхідну інформацію, що відноситься до професійної діяльності. Вони повинні створювати атмосферу довіри, покращувати соціально-психологічний клімат у колективі.

Основними критеріями оцінки ефективності системи внутрішніх комунікацій є:

кількість комунікаційних каналів;

якість виконання спільних робіт, що вимагають зусиль різних підрозділів компанії одночасно;

кількість проміжних ланок при передачі інформації;

своєчасність поширення інформації;

адекватність застосування інформаційних каналів сфери діяльності підприємства;

наявність балансу між вертикальними і горизонтальними комунікаціями усередині компанії, між документованої (формальної) інформацією і вербальними засобами;

стан соціально-психологічного клімату в колективі;

кількість розповсюджуваних неформальних комунікацій [23, с. 46].

Створення ефективної системи внутрішніх комунікацій складається з семи основних етапів. Перш за все, необхідно провести діагностику існуючої системи комунікацій. Наступний етап - створення єдиного інформаційного простору, розробка політики і стандартів компанії в області ВК, далі - впровадження цих стандартів, зміцнення лояльності персоналу, потім - моніторинг працездатності системи ВК, оцінка її ефективності та вжиття заходів щодо її поліпшення, постановка нових завдань у галузі управління внутрішніми комунікаціями.

Інструменти побудови та підвищення ефективності системи внутрішніх комунікацій поділяються на чотири основні види: інформаційні, аналітичні, комунікативні та організаційні.

Важливо відзначити, що більшість компаній використовують не більше двох груп інструментів одночасно, в той час як для побудови ефективної системи рекомендується використання інструментів кожної групи. Найбільш рідко використовуються компаніями інструменти управління внутрішніми комунікаціями - «поштові скриньки» для збору пропозицій, ел

Похожие работы

<< < 1 2 3 4 5 6 >