"Дело" - система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Курсовой проект - Компьютеры, программирование

Другие курсовые по предмету Компьютеры, программирование

Для того чтобы скачать эту работу.
1. Подтвердите что Вы не робот:
2. И нажмите на эту кнопку.
закрыть



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: Корпоративные информационные системы и эффективность информационных систем

На тему: ДЕЛО - СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

ВВЕДЕНИЕ

 

Система ДЕЛО, разработанная компанией Электронные Офисные Системы (ЭОС) комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Первая версия системы ДЕЛО выпущена в 1996 году. Сегодня ДЕЛО используют более 1000 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 100 000. Обладает Сертификатом Наивысшего Качества.

 

1. Общие сведения о системе ДЕЛО

 

Система ДЕЛО тиражируемый "коробочный" продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.

  • Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.
  • Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 Информация и документация Управление документами и ISO/IEC 17799:2000 Информационные технологии Практическое руководство по управлению информационной безопасностью)
  • Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания Электронные Офисные Системы обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.
  • Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции Поточное сканирование.
  • Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.
  • Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно через Интернет (ДЕЛО-WEB).
  • Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

 

2. Преимущества

 

Для руководителей различных уровней:

  • быстрый поиск документов;
  • отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
  • эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;
  • сокращение сроков подготовки и согласования документов;
  • удобная работа над проектами документов;
  • получение сводных отчетов и журналов;
  • возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

  • быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
  • отслеживание хода исполнения резолюций;
  • удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);
  • журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;
  • формирование отчетности.

 

3. Основные функции системы "Дело"

 

Основные функции

Обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа с входящими и исходящими документами

  • Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции.
  • Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП.
  • Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации.
  • Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям.
  • Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам.
  • Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов.
  • Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение.

Работа с внутренними документами организации

  • Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:
  • создание РК проекта документа, в том числе во исполнение распорядительного документа;
  • изменение проекта с хранением предыдущих версий;
  • согласование и утверждение проекта документа;
  • регистрация документа, созданного на основе проекта.
  • Формирование поручений по документам;
  • Управление прохождением документов с множеством решений. Весь документ в целом и каждый из его пунктов могут иметь собственные иерархические деревья резолюций, каждая из них со своими исполнителями и контролерами.
  • Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.
  • Контроль прохождения и исполнения документов. Реализована ролевая функция контролера - возможность делегирования функции контроля документов, пунктов и резолюций лицам или подразделениям, определенным в качестве контролеров или контрольных служб.
  • Управление доступом к документам.
  • Создание и хранение шаблонов документов.

Обеспечение информационной безопасности

  • Разграничение прав доступа пользователей к документам. Каждому пользователю определяются: права по грифу доступа; права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать; набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональными обязанностями.
  • Протоколирование действий пользователей.
  • Использование методов криптографической защиты информации - ЭЦП и шифрование.

Возможности ДЕЛО-WEB

Возможности работы через Web стали максимально приближены к функционалу системы ДЕЛО в локальной сети. Сотрудники удаленного филиала - при наличии Web-доступа - становятся равноправными участниками документооборота всего предприятия. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса, имеют возможность участвовать в принятии, исполнении и контроле решений.

  • Регистрация документов с автоматическим заполнением некоторых полей РК;
  • Регистрация связанных документов;
  • Заверение прикрепленных к РК файлов, ЭЦП, а также проверка ЭЦП прикрепленных файлов;
  • Вынесение резолюций по документу, контроль исполнения
  • Согласование и подписание проектов документов
  • Заверение ЭЦП файлов, прикрепленных к РК проектов документов, а также проверка их ЭЦП.
  • Поиск документов и резолюций по значениям их реквизитов;
  • Получение отчетности о внутреннем и внешнем документообороте.

 

4. Опция "ЭЦП и шифрование"

 

В деятельности современных организаций наблюдается устойчивая тенденция к внедрению безбумажных технологий обработки информации.

Документы организации создаются, обрабатываются и пересылаются в электронном виде. Входящие документы зачастую также переводятся в электронную форму средствами сканирования и распознавания текста, либо поступают уже в электронном виде.

Электронный документооборот существенно повышает эффективность работы управленческого и производственного персонала: ускоряет процессы подготовки, согласования, визирования и утверждения документов, упрощает процедуры поиска и обработки документов, обмена ими как внутри организации, так и с внешними корреспондентами / адресатами. Кроме этого, происходит значительное сокращение потребления бумаги и расходных материалов, снижаются потребности в копировально - множительной технике и в обслуживающем ее персонале.

Применение электронного представления документов требует адекватного средства удостоверения информации, содержащейся в документе. Таким средством является электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог традиционного рукописного заверения бумажного документа (подписи).

В отличие от обычной подписи, ЭЦП не только удостоверяет личность человека, подписавшего документ, но и гарантирует, что в документ после его подписания не были внесены никакие изменения.

Регистрируя входящие документы, сотрудник может ставить свою ЭЦП на файл документа, удостоверяя его подлинность. При работе с проектами документов, исходящими и внутренними документами организации, ЭЦП может применяться при согласовании, визировании, утверждении, регистрации и отправке документа адресату.

Для использования электронной цифровой подписи в системе ДЕЛО предусмотрена специальная опция ЭЦП и шифрование.

Опция позволяет подписывать цифровым способом документы, хранящиеся и обрабатываемые в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота ДЕЛО. При необходимости, документ может быть подписан несколькими сотрудниками, что очень удобно для а