Внедрение АСУ в ресторанном бизнесе

Описание калькуляционной таблицы входящей в состав АСУ: Первая колонка калькуляционной таблицы содержит название компонента, если имеются взаимозаменяемые компоненты, то ячейка примет

Внедрение АСУ в ресторанном бизнесе

Дипломная работа

Менеджмент

Другие дипломы по предмету

Менеджмент

Сдать работу со 100% гаранией
ость, расчеты с поставщиками, а также отслеживание всех перемещений продукции с центрального распределяющего склада во все торговые точки сети. Здесь же ведется бухгалтерский учет, проводится анализ поступающих данных и формируется вся необходимая финансовая отчетность.

Второй подход - децентрализованное автоматизированное управление. При такой схеме работы в офисе происходят только сбор и анализ данных о работе торговых точек и принятие глобальных решений о дальнейшем развитии предприятия. А вся текущая деятельность проводится в самих заведениях. Однако, на практике схема управления строится преимущественно по смешанному сценарию. Часто владелец сети разнообразных ресторанов имеет возможность организовать организованную закупку продуктов и алкогольных напитков. В то же время далеко не во всех случаях у владельца сети одинаковых ресторанов есть возможность открытия централизованного склада или создания управляющего офиса. При этом может существовать условно выделенный центр в одном из ресторанов, где осуществляется формирование меню, взаиморасчеты с поставщиками, анализ данных и ведение бухгалтерского учета, а вся закупочная и складская деятельность отдана непосредственно в рестораны, где так же осуществляются калькуляция, розничное ценообразование и расчет себестоимости реализуемой продукции. Но помимо того, что данные должны быть консолидированы в единой учетной базе для удобства их дальнейшего анализа и статистической обработки, процесс их передачи следует сделать полностью автоматизированным и надежно защищенным от потерь информации.

 

1.2 Сущность и значение автоматизированного учета и управления в ресторанном бизнесе

 

В управлении ПРБ одной из важнейших задач является координация действий различных его частей. Работа должна быть быстрой, согласованной и легко контролируемой, ведь от этого зависит качество предоставляемых услуг, а, следовательно, и доход предприятия в целом.

Решению этой проблемы может служить автоматизация управления. Специально разработанные АСУ на базе POS-терминалов, позволяют контролировать объём продаж, реализацию популярных блюд и напитков, наличие остатков продуктов на складе, отчёты различных подразделений предприятия и работу персонала, осуществлять аналитический учёт и прогнозирование.

Главная задача существования ресторанной АСУ - «борьба за спасение» прибыли заведения. Специфика ресторанного бизнеса такова, что владелец может быть легко обворован своим персоналом, его цель - минимизация потерь от воровства. Кассовые аппараты тоже сначала появились в барах, а не в магазинах - для того, чтобы бармены и официанты не обворовывали хозяина. В современных компьютерных системах больше возможностей для противодействия этой проблеме, и это главная причина автоматизации.

Воровство в ресторанах часто уменьшает прибыль на 50 процентов. При этом ресторанный фронт-офис, при небольших административных вложениях, которые нужны для его приобретения, полностью исключает воровство. Компьютерная система позволяет снизить затраты на контроль, менеджмент, составление отчётов - в конечном счёте, на персонал./20, с. 34/ Любая компьютерная система не является самостоятельным сторожем, но способна стать весьма эффективным помощником, используя оперативные методы в борьбе с хищениями. Оперативные методы можно сравнить с замком на двери, который охраняет дом от воров. Они препятствуют совершению хищений или позволяют оперативно обнаружить их. В свою очередь статистические методы позволяют выявить подозрительный персонал на основе накопленных данных. Сами по себе они не являются доказательством факта хищений, но указывают официантов и барменов, на которых необходимо сконцентрировать внимание при применении оперативных методов.

Наиболее простым оперативным методом является оплата гостем только по распечатанному чеку. При всей простоте и очевидности этого метода он является весьма эффективным. Получение любой распечатки чека фиксируется компьютерной системой, как и любое последующее изменение этого чека с указанием причины и менеджера, осуществившего подобные изменения. Вместе с тем гость видит все наименования и количество заказанных блюд и напитков. Чек содержит подробную информацию о времени обслуживания, времени завершения, данные об официанте или бармене, кассире. К сожалению, не всегда гости требуют чек, особенно если дозаказывают что-либо после закрытия основного чека. Наиболее остро эта проблема стоит в барах и быстром питании, где гости зачастую не смотрят на чек и готовы платить вообще без чека, руководствуясь сообщением на дисплее покупателя. Более изощренный способ предполагает предъявление уже использованного чека, так как часто гости оставляют свой чек. Естественно, мало кто из гостей обратит внимание на неверное время открытия и закрытия заказа. Известен случай, когда официант изготавливал подложные чеки для больших заказов. В его автомобиле, припаркованном недалеко от ресторана, находились notebook и принтер. Этот обман вскрылся, когда гость, желая уточнить что-то у менеджера, предъявил свой чек, заметно отличающийся от стандартного. /20, с. 36/

Важнейшим способом контроля остается сервис-печать. Она предполагает получение напитков в баре и блюд на кухне только при наличии так называемой марки. Для этого на кухне и в сервис-баре устанавливаются специальные мини-принтеры, подключенные к ресторанной системе. При вводе заказа она определяет, какие блюда, на каком принтере нужно распечатывать. Блюда, сервис-печать которых выполнена, запоминаются системой и не могут быть удалены официантом. Удаление таких блюд фиксируется менеджером. Таким образом, все блюда, полученные на основании марок, фиксируются системой. Официанту для получения неучтенных блюд необходимо вступить в сговор с кухней и баром. А значит, материальный интерес от хищения уменьшается. Хорошие компьютерные системы предполагают возможность передавать на кухню и в бар не только наименование блюд, но и инструкции по их приготовлению. В этом случае отпадает необходимость общения официанта с кухней и барменом отпадает, что дает дополнительные возможности контроля. Например, в некоторых ресторанах вводится посредник между кухней и рестораном - так называемая марочница. Она также имеет сервис-принтер, получает заказы из кухни, проверяет их соответствие марке и отдает официанту. При такой схеме возможность официанта получить неучтенное блюдо из кухни весьма мала. При отсутствии марочницы менеджер в зале может периодически наблюдать за местом получения заказа официантами. Официанты, устно общающиеся с барменом и раздачей на кухне, должны быть проверены дополнительными способами. В идеале такое общение вообще необходимо запретить. В ресторанах быстрого питания сервис-печать весьма эффективна при разделении кассы и выдачи. В этом случае заказ вообще не может быть получен без оформления через кассу. К сожалению, сервис печать не помогает в барах, где бармен сам наливает напитки и регистрирует продажи, а также в ресторанах быстрого питания, где касса и раздача совмещены.

Важным методом контроля является визуальный контроль над столами в ресторане. Компьютерные системы позволяют просмотреть любой заказ. Менеджер в зале периодически сверяет блюда и напитки, находящиеся на столе, с блюдами и напитками, находящимися в заказе. Как правило, это делается для официантов, вызвавших по тем или иным причинам подозрения. Некоторые компьютерные системы позволяют осуществлять просмотр столов и заказов не в зале, а с компьютера, находящегося в офисе. Это помогает скрытно выбирать столы для контроля и осуществлять проверку внезапно для официантов. Дополнительно система сама может находить подозрительные столы для проверки. Например, если за столиком находится два гостя, а заказано всего одно горячее блюдо, есть смысл произвести проверку такого стола. Однако этот метод также малоэффективен для баров.

Наиболее уязвимым местом в ресторане остается бар. Проблемой здесь является получение денег и выдача заказа одним лицом. Первую группу методов борьбы, уже получивших распространение, можно отнести к пассивным. Например, в некоторых ресторанах бармены, получая деньги, не могут самостоятельно закрыть чек и обращаются к кассиру. Это существенно замедляет работу бара. Для исключения получения денег по информации на дисплее от покупателя запрещается отказ от оплаты после высвечивания итога. Все затрудняет злоупотребления в баре, но не может их исключить. В этом случае, единственно эффективным решением в данном случае является совмещение системы видеонаблюдения и контроля за кассой. Современные компьютерные системы обеспечивают просмотр чеков в режиме on-line. На практике это означает, что менеджер видит, как бармен наливает пиво и подходит к кассе. Тут же он контролирует в системе кассового наблюдения, что именно пробил бармен в чеке. При ведении видеозаписи этот же контроль можно осуществить позднее, например, уделить больше внимания одному из барменов. Этот способ хорош также тем, что бармен не знает, в какой момент за ним ведется наблюдение, и не может быть уверен, что запись не будет изучена позднее. Этот же способ может быть порекомендован для контроля выдачи кухни и сервис-бара, так как имеется возможность просматривать всю сервис-печать. Важнейшим методом контроля является инвентаризация. При традиционном способе, с использованием мерного стаканчика, довольно ощутимыми могут оказаться убытки, особенно, если принять в расчёт высокую себестоимость элитных спиртных напитков. Современные компьютерные системы позволяют рестораторам, использовать в своих заведениях более совершенную схему учёта алкогольной продукции. В соответствии с этой схемой при снятии фактических остатков учитывается общий вес открытой бутылки вместе с напитком. Согласно стандартам веса различных ёмкостей, предоставляемым фирмой-производителем, рассчитывается вес самого напитка./26, с. 39/ Такой подход требует более сложных арифметических расчётов, но избавляет от необходимо

Похожие работы

<< < 1 2 3 4 5 6 7 > >>