Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"

Ведущий специалист в соответствии с возложенной на него задачей выполняет следующие обязанности: Ежегодно подготавливает номенклатуру дел филиала и контролирует ведение документооборота

Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО СОГАЗ

Дипломная работа

Менеджмент

Другие дипломы по предмету

Менеджмент

Сдать работу со 100% гаранией

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

на тему:

Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО «СОГАЗ»

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

.1 История делопроизводства в России

.2 Качество управления предприятием

.3 Влияние организации документооборота на качество управления

.4 Документационное обеспечение управления

.5 Нормативно-методическая база делопроизводства

.6 Организация работы с документами

.7 Автоматизация делопроизводства

. АНАЛИЗ ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ

.1 Общая характеристика

.1.1 Предмет деятельности и функции

.1.2 Управление АФ ОАО «СОГАЗ»

.2 Анализ организационной структуры АФ ОАО «СОГАЗ»

.2.1 Анализ работы ведущего специалиста по делопроизводству

.3 Анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы, регламентирующей деятельность АФ ОАО «СОГАЗ»

.3.1 Анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы для работы с документами

.4 Анализ систем документации АФ ОАО «СОГАЗ»

.5 Анализ документооборота АФ ОАО «СОГАЗ»

.5.1 Движение документов в АФ ОАО «СОГАЗ»

.5.2 Этапы документооборота

.5.3 Унифицированные формы документов

.5.4 Документы (бланки) строгой отчетности

.6 Анализ документооборота в отделе развития внутрирегиональной сети

.7 Хранение, перемещение, уничтожение и списание документов

.7.1 Оперативное хранение документов

.7.2 Передача документов на хранение в архив, их перемещение, уничтожение и списание

.7.3. Архивное хранение документов

.8 Анализ технического и программного обеспечения

. Разработка мероприятий по совершенствованию существующей системы документооборота

.1 Совершенствование нормативной документации

.2 Разработка мероприятий по внедрению автоматизированной системы документооборота

.2.1 Анализ рынка автоматизированных систем документооборота

.2.2 Обоснование выбора

.2.3 Характеристики системы

.2.4 Внедрение системы управления ОРД Documentum

.2.5 Принципы работы системы ОРД «Documentum»

.3 Оценка экономической эффективности

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

Приложения

ПЕРЕЧЕНЬ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ, ТЕРМИНОВ И СОКРАЩЕНИЙ

 

ВВЕДЕНИЕ

делопроизводство документооборот управление

Современный этап развития цивилизации характеризуется переходом наиболее развитой части человечества от индустриального общества к информационному обществу, главной ценностью которого стала информация. Значение информационного ресурса с каждым годом возрастает из-за того, что процесс управления предприятием становится комплексным, сложность управления таким объектом увеличивается с ужесточением требований к организации информационных ресурсов.

Для наиболее эффективного управления работой предприятия необходимо иметь достаточную информацию о положении дел на предприятии и возможность оперативного реагирования на изменения ситуации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях динамичного развития рыночной экономики для принятия эффективных управленческих решений, и, как следствие, для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание организации целесообразной системы информационного обеспечения и совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе [9].

Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи [13].

Актуальность выбранной темы обусловлена необходимостью применения современных информационных технологий для совершенствования процессов документационного обеспечения управления, которое является основой для принятия качественных управленческих решений.

Целью данной дипломной работы является разработка мероприятий по совершенствованию системы делопроизводства на исследуемом предприятии, включающих совершенствование работы по подготовке, обработки и использованию документов, а также внесение предложений по автоматизации делопроизводства.

Исходя из целей можно выделить следующие задачи:

¾изучение роли информационных технологий, их влияния на процесс принятия решений и качество управления;

¾рассмотрение теоретических основ совершенствования системы делопроизводства;

¾анализ деятельности предприятия, его организационной структуры, организации и технологии производства, основных функций производственных, экономических и управленческих подразделений;

¾изучение основ построения документооборота на предприятии (основных видов документов, применяемых в управленческой деятельности и их содержание; систем документации; порядка движения документов в организации);

¾изучение основных информационных потоков, их количественных и качественных характеристик;

¾анализ системы документооборота конкретного предприятия, технического, программного и информационного обеспечения управления предприятием;

¾внесение изменений в нормативно-методическую документацию;

¾разработка мероприятий по автоматизации делопроизводственных процедур.

В качестве объекта исследования был выбран Астраханский филиал открытого акционерного общества «СОГАЗ» (далее по тексту АФ ОАО «СОГАЗ»).

Предметом изучения является организация и технология работы с документами как основа формирования качественных управленческих решений, принимаемых в АФ ОАО «СОГАЗ».

Для изучения объекта исследования были выбраны следующие методы.

Изучение документов (один из основных общеобязательных методов, с которого начинается исследование).

Метод наблюдения, этот метод также является одним из основных. Он заключается в непосредственном присутствии в учреждении на конкретных рабочих местах и визуальном фиксировании происходящих процессов и условий труда, дает возможность не только собрать необходимый исходный материал, лично разобраться, но и проверить и уточнить данные, полученные другими методами. Метод наблюдения используется для выяснения характера загрузки различных категорий сотрудников учреждения, организации секретарского обслуживания, организации работы по приему, обработке, изготовлению, транспортировке, хранению документов, оснащенности компьютерной техникой, средствами механизации, организации рабочих мест сотрудников, состояний архива.

Опрос (интервьюирование). Этот метод позволяет проверить, уточнить и дополнить данные. Метод опроса является определяющим при выяснении распределения обязанностей между сотрудниками, выяснении вида работ, выполняемых сотрудниками.

На основе опроса выявляется перечень операций, выполняемых работником. Методом опроса выясняется также мнение сотрудников об условиях их труда, степени автоматизации, оснащенности средствами оргтехники, психологическом климате в коллективе, отношении к работе по рационализации.

Графический метод предусматривает детальную и лаконичную фиксацию наблюдаемых операций и явлений с помощью чертежа. Графики находят широкое применение в работах по исследованию делопроизводства. Они используются при изучении документов (схема организационной структуры учреждения, секторные диаграммы, схемы документационных потоков, документооборота, графики входящей и исходящей корреспонденции), наблюдении (оперограммы).

Статистический метод предусматривает количественный учет однородных, повторяющихся операций и явлений. Он используется при подсчете объема документооборота, числа регистрируемых и контролируемых документов и средств автоматизации, результатов, полученных при, наблюдении. При статистическом методе фиксация ведется как по произвольной форме, так и в заранее разработанных таблицах и карточках. Первичные наблюдения подвергаются затем суммированию и анализу [15].

Сегодня тема автоматизации делопроизводства и документооборота актуальна, активно обсуждается в средствах массовой информации, на специализированных конференциях, семинарах. Это привлекает повышенный интерес государственных учреждений и коммерческих предприятий к информационным системам. Результат - рост количества организаций, внедривших и успешно эксплуатирующих информационные системы.

Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений за счёт использования актуальных и своевременных данных приводит к повышению управляемости компании в целом.

Документация во все времена имела ценность, как для личности, так и для государства. Носители и способы передачи зафиксированной информации (информационные технологии) в течение веков изменялись, приспосабливаясь как к антропометрическим характеристикам человека, так и к техническим новшествам, пройдя путь от глиняных табличек до электронных документов.

Похожие работы

1 2 3 4 5 > >>