Регламент бюджетного процесса напрямую связан с таким важным критерием эффективности бюджетного процесса как количество времени и трудозатрат персонала, необходимое для подготовки годового бюджета и формирования краткосрочного прогноза. Так как фактически каждая из форм бюджетирования использует данные других операционных бюджетов, важно провести этот процесс с учетом определенных временных рамок и оставить необходимое время для того, чтобы претворить эти планы в жизнь. Это можно продемонстрировать на примере предприятия, бюджет которого согласовывается между отделом производства и продаж и представляется отделу закупок уже тогда, когда на обеспечение предприятия сырьем не остается достаточного времени. Выходом из данной ситуации может быть раннее ознакомление отдела снабжения с результатами работы отдела продаж и производства, для того чтобы начать работать над созданием необходимой базы закупок на следующий месяц до окончательного формирования бюджета. Даже в случае резкого увеличения объемов закупок, существует вероятность того, что более поздние заказы будут отнесены на более позднее производство, и, следовательно, останется время для поиска выгодных условий покупки сырья.
Таким образом, мы можем выделить главные цели построения регламента бюджетного процесса. Во-первых, это четкая формализация процесса получения исходного бюджетного процесса. Во-вторых, поиск узких мест бюджетного процесса на предприятии в целом. И, в-третьих, попытка организационными методами нивелировать влияние этих узких мест.
Также возможно на базе измерения регламента бюджетного процесса влиять на его улучшение. Например, для торговых компаний прогнозирование раз в месяц не является точным. Если мы, к примеру, сократим процесс формирования прогноза с пяти дней до двух, у нас появится возможность увеличить частоту прогноза до двух недель. Таким образом, мы сможем сократить трудозатраты наших сотрудников и, в то же время, значительно улучшить качество бюджетного процесса.
Необходимо четко связывать цели руководителей центра финансовой ответственности с целями предприятия. Система мотивации должна позитивно стимулировать их действия в интересах всей компании, привязываясь к выполнению своей статьи бюджета. В свою очередь, как только руководитель ЦФО будет знать, что данные его операционного бюджета будут использоваться для оценки его деятельности за прошедший период, он будет использовать его как свое руководство для управления. Повысить понимание бюджетного процесса со стороны руководителей ЦФО, зачастую имеющих инженерное образование, можно путем проведения финансовых тренингов для нефинансовых менеджеров.
Также стоит отметить такой важный аспект, как потеря ценности бюджетных данных с течением времени. Эту проблему решает регулярное предоставление данныех о динамике изменений той или иной бюджетной статьи, дающее возможность своевременно предпринять действия и остаться в рамках бюджета.
Вопрос о внедрении информационной системы бюджетирования встает, как правило, уже после того, как предприятие прошло постановочный этап и имеет четкий и прозрачный бюджетный процесс. Фактически, это инструмент, позволяющий оперативно принимать оптимальные решения на основании достоверных данных, а также моделировать различные сценарии развития финансовой ситуации предприятия в будущем.
Критерии выбора, требования к системе и вопросы ее внедрения требуют особого внимания.
5. Предпосылки эффективного бюджетного управления
В качестве основного преимущества социалистической экономики перед экономикой рыночной прежде объявлялась плановость хозяйствования, противопоставляемая стихии рынка.
Планированию в бывшем СССР всегда уделялось большое внимание: разрабатывались методики, нормировались затраты, контролировалось выполнение планов. С распадом Союза прежнее планирование оказалось никому не нужно, методики были позабыты, плановики переквалифицировались в бухгалтеров и финансистов.
Десятилетие рыночной экономики подтвердило ошибочность утверждения, что при рынке план не нужен. Наоборот, чем больше рынка, тем больше должно быть планов, тем большую роль приобретает планирование. В последнее время термин планирование сменяется более специализированным, иностранным термином бюджетирование. Под бюджетированием понимается управленческая технология финансового планирования, которая позволяет контролировать и анализировать планируемые и получаемые финансовые показатели.
Передовые предприятия повсеместно внедряют у себя современные технологии управления - системы бюджетирования. Однако практика создания таких систем в России показывает, что число успешных внедрений от общего числа внедрений невелико.
Одной из основных причин неудач обычно называют нечеткость целей постановки бюджетирования, в результате чего руководство предприятий получает вовсе не то, что оно ожидало получить. Часто делаются попытки внедрить бюджетирование просто потому, что это модно.
Многие компании подходят к данной теме не комплексно, решая лишь конкретные задачи, например, контроль над движением денежных средств. Однако практика показывает, что для эффективного планирования целесообразно формировать все основные формы бюджетов: бюджет доходов и расходов (определяет экономическую эффективность предприятия), бюджет движения денежных средств (определяет финансовые потоки), бюджет по балансовому листу (отражает экономический потенциал и финансовое состояние предприятия).
Можно выделить следующие основные принципы эффективного бюджетирования:
принцип "скольжения" - процесс бюджетирования является непрерывным, разрабатываемые бюджеты должны быть гибкими;
утвержденные бюджеты должны исполняться - исполнение бюджета должно поощряться, неисполнение должно повлечь соответствующие меры со стороны руководителей предприятия;
от индикативного планирования к директивному - процесс перехода бюджета из категории предварительного (индикативного) в категорию обязательного (директивного) должен включать определенные стадии: корректировка, согласование и утверждение;
стандартизация бюджетных форм - бюджеты для всех центров финансовой ответственности должны составляться по единой методике;
принцип детализации расходов - расходы в бюджетах должны быть детализированы, степень детализации зависит от размеров предприятия;
принцип "финансовой структуры" - внедрению бюджетирования предшествует разработка финансовой структуры, формирование бюджетов и оценка результатов деятельности осуществляется по центрам финансовой ответственности;
прозрачность информации - специалисту, анализирующему итоговые данные бюджетных форм необходим доступ к информации, на основе которой формируются бюджеты.
Все приведенные принципы должны быть учтены при разработке методики постановки бюджетного управления и закреплены в положениях о бюджетировании.
Наибольший интерес в последнее время представляет методика, состоящая из 5 этапов (или как ее именуют авторы - шагов) к бюджетному управлению:
разработка положения о финансовой структуре;
разработка положения о бюджетной структуре;
разработка положения об управленческой учетной политике;
разработка положения о планировании;
разработка положения о финансово-экономическом анализе.
Большинство методик постановки бюджетного управления имеют довольно существенный недостаток - они предполагают применение конкретного программного продукта. С одной стороны это не так уж плохо, т.к. есть готовая методика, которую лишь необходимо применить, но, с другой стороны программа - это конечный инструмент, который не является абсолютно универсальным - может идеально подходить для одних предприятий и быть неоптимальным для других. Поэтому авторы статьи настаивают, что выбор программы автоматизации нужно осуществлять в последнюю очередь, после того, как для предприятия определены основные этапы бюджетирования (финансовая и бюджетная структуры) и могут быть сформированы адекватные требования к программе.
6. Взаимосвязь бюджетного управления и сбалансированной системы показателей
Идея сбалансированной системы показателей (Balanced Scorecard) отвечала желаниям менеджмента обрести взвешенный набор монетарных и немонетарных показателей для внутрифирменных управленческих целей. Новая система направлена прежде всего на увязку показателей в денежном выражении с операционными измерителями таких аспектов деятельности предприятия, как удовлетворенность клиента, внутрифирменные хозяйственные процессы, инновационная активность, меры по улучшению финансовых результатов (см. схему). Таким образом, она призвана дать ответы на четыре важнейших для предприятия вопроса:
как его оценивают клиенты (аспект клиента);
какие процессы могут обеспечить ему исключительное положение (внутрифирменный аспект);
каким образом можно добиться дальнейшего улучшения положения (аспект инноваций и обучения);
как оценивают предприятие акционеры (финансовый аспект).
Ответы на эти вопросы зависят от постановки целей, которые "выводятся" из стратегии предприятия, а затем "переводятся" в показатели системы управления. В ходе дискуссий обсуждаются не только целевые установки, но и измеряющие цели показатели, задания на плановый период и необходимые для их выполнения мероприятия.
"Баланс" в рамках новой концепции носит многоплановый характер, охватывая связи между монетарными и немонетарными величинами измерения, стратегическим и оперативным уровнями управления, прошлыми и будущими результатами, а также внутренними и внешним
