Составление и оформление информационно-справочных документов

Информация - Бухгалтерский учет и аудит

Другие материалы по предмету Бухгалтерский учет и аудит

Скачать Бесплатно!
Для того чтобы скачать эту работу.
1. Подтвердите что Вы не робот:
2. И нажмите на эту кнопку.
закрыть



документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов:

акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций);

приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.);

дегустации;

приема объектов;

проведения испытаний;

уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.;

инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел и т.п.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица), Начинается эта часть акта словом Основание, которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова Основание ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

Основание: приказ директора завода от 24.05.2010 №89 О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе.

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово Составлен и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например:

Составлен:

Председатель___________________________________

Должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии:

Члены комиссии: 1. _____________________________

Должность, фамилия, инициалы

2._____________________________

._____________________________

Присутствовали: 1. ______________________________

2. ______________________________

Должность, фамилия, инициалы

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна - акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

-й экз. направлен в Минэкономики России.

-й экз. направлен в МПС России.

-й экз. - в дело 05-24.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например:

Председатель комиссии Подпись К.Я. Лакин

Члены комиссии:

______________ В.Н. Кириллов

Подпись

______________ И.Н. Потапов

Подпись

______________ Н.Н. Ламшйна

Подпись

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога О (Об) и формулируемый с помощью отглагольного существительного О проверке, О приеме-передаче, О списании, Об уничтожении и т.п.

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения.

Приведем пример оформления акта:

Министерство культуры России Комитет по культуре Администрации ___________________________

Наименование области

УТВЕРЖДАЮ

председатель комитета Н.И. Петров___________________

Подпись Дата

АКТ 18.05.2010 №12 г. Новосибирск

О проверке сохранности документов в комитете

Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2000 №102 О проверке сохранности управленческих документов.

Составлен комиссией в составе:

Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В.

Члены комиссии:

Зав. общим отделом Григорьева Н.И.

Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.

Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И.

Референт Прокудина М.В.

В период с 16 по 18 мая 2000 года комиссия проверила организацию и усл

s