Составление и оформление информационно-справочных документов

Информация - Бухгалтерский учет и аудит

Другие материалы по предмету Бухгалтерский учет и аудит

Скачать Бесплатно!
Для того чтобы скачать эту работу.
1. Подтвердите что Вы не робот:
2. И нажмите на эту кнопку.
закрыть



т раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Например:

Смирнов В.К.: Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке?

Лысиков К.П.: К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку. Например:

СЛУШАЛИ: Фролова Е.Н. - текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Старостин Е.В. - краткая запись выступления.

Кузнецов Т.Г. - краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

.1 Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное... до 15.05.2011 г.

.2 Илизарову Б.С. Организовать на кафедре выставку... к 11.05.2000 г.

. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председатель Подпись В.А. Сидоров

Секретарь Подпись Е.М. Крылова

При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: Заселение ученого совета стенографировалось, стенограмма прилагается. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

 

. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

 

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Приведем образцы оформления объяснительных записок:

Директору центра Кадры Н.И. Иванову

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

.04.2010№34 О срыве занятий в группе секретарей-референтов 09.04.2010 на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек. В результате этого занятия пришлось отменить.

Преподаватель Подпись Г.И. Григорьева

Генеральному директору А.А.Зуеву

Производственный отдел объединения

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 12.01.2011№46

Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 2010 г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.

Начальник отдела Подпись Ю.П. Елкин

Производственное объединение по добыче железной руды Крымчермет шахта Юзовская

Начальнику шахты К.Е. Матвееву

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

.01.2011 №87 О нарушении производственной дисциплины.

января 2011 г. во второй смене во время моего дежурства был разорван силовой кабель, питающий освещение штреков. Вследствие плохой закрепленности передвижной установки МА-45 произошел ее отрыв от несущей конструкции и наезд на кабель, что привело к разрыву. Ответственный за технику безопасности при эксплуатации передвижной установки - рабочий Егоров С.К.

Егоров С.К. ранее также нарушал правила техники безопасности, за что имел взыскания.

Считаю необходимым принять строгие меры дисциплинарного воздействия к Егорову С.К.

Горный мастер Подпись П.Г. Потапов

 

. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ АКТОВ

 

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным

s