Составление деловых писем

Дипломная работа - Экономика

Другие дипломы по предмету Экономика

Скачать Бесплатно!
Для того чтобы скачать эту работу.
1. Подтвердите что Вы не робот:
2. И нажмите на эту кнопку.
закрыть



ать ссылку на дату и номер инициативного документа, на который Вы отвечаете. Ссылочную дату и номер перепишите из инициативного письма. Например:

27.06.02 № 01-07/113

на № 03-21/135 от 03.06.02.

Какую еще информацию со стороны отправителя помимо реквизитов должно содержать письмо?

Помимо реквизитов компании-отправителя, составитель письма должен указать:

Должность, фамилию и инициалы подписывающего (в конце письма под подписью)

Фамилию, инициалы и номер телефона составителя (если составитель не подписывает письмо)

Перечень приложений (если есть)

Например, конец письма может выглядеть так:

С уважением,

В.И. Петров

Генеральный директор

Исп. Н.М. Михайлова

тел.(095) 232-5566

Приложение: бланк заказа на 2л. в 1экз.

Какие реквизиты получателя должны быть указаны в письме?

Реквизиты адресата максимально могут состоять из следующих частей:

Наименование организации (в именительном падеже)

Наименование структурного подразделения (в именительном падеже)

Должность получателя (в дательном падеже)

Фамилия и инициалы получателя (в дательном падеже)

Почтовый адрес и индекс

Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Знаки препинания между строками не ставятся. В зависимости от формы бланка письма (горизонтальной или угловой) реквизиты адресата размещаются в левом или правом верхнем углу письма. Например:

Главному редактору

Журнала Свободная мысль

Ефимову Н.В.

125468, Москва

Ленинградский просп., 49

В ответах на обращения частных лиц сначала указывается почтовый адрес, а уже затем фамилия и инициалы получателя.

Какие реквизиты получателя должны быть указаны в письме?

Представьте, что Вы сами получили по почте деловое или рекламное письмо. На что Вы сами обычно обращаете внимание? Прежде, чем прочесть хотя бы слово, замечаете качество и форму конверта. Затем смотрите на название компании-отправителя и его адрес. После этого сверяете название и адрес Вашей собственной компании-получателя и смотрите, кому персонально адресовано письмо. Вся эта информация и должна быть на Вашем конверте. Реквизиты получателя обычно располагаются в верхней части конверта, а отправителя в нижней.

Многие компании используют конверты с окошками для адреса. Если письмо сложить, этот адрес будет виден в окошке.

При использовании обычного конверта необходимо помнить, что адрес получателя на конверте должен точно соответствовать адресу в письме.

На что еще обратить внимание при оформлении письма?

Как мы уже отмечали в предыдущей главе, важную роль в оформлении письма будет играть выбранная Вами бумага. Стоит уделить внимание тому, какой тип бумаги больше всего соответствует целям и стилю Вашего письма. Обычные деловые письма отпечатываются на простой белой бумаге нормальной плотности. Письма-приглашения и поздравления печатаются на плотной или тисненой бумаге. Рекламные письма могут быть напечатаны на цветной бумаге или бумаге со специальным покрытием.

Как убедиться в том, что стиль и оформление моего письма выдержаны верно?

На этот счет есть несколько простых и полезных рекомендаций. Убедитесь, что они соблюдены в Вашем письме:

Соблюдены ли общие требования к структуре?

Насколько структура ясна и логична?

Кто получатель (давний потребитель, босс, поставщик, налоговый инспектор)?

Приемлемо ли звучит для получателя мой тон (не уверены прочитайте вслух!)?

Что я делаю (информирую, убеждаю, критикую, благодарю...)?

Не выгляжу ли я грубым, бестактным, незаинтересованным, слишком фамильярным?

Если поменяться ролями, как бы я реагировал на это письмо?

Не содержит ли письмо информацию, в которой нет необходимости?

Включено ли в письмо все, что важно?

Каждое ли предложение сокращено, насколько возможно?

Поймет ли получатель специальные технические термины или их нужно расшифровать?

Не использованы ли избитые выражения и клише?

Не применялись ли сленговые выражения (например вылететь в трубу)?

Проверены ли правописание, пунктуация и грамматика?

Проверены ли возможные фактографические ошибки (например, даты, цены, условия поставки)?

Окончательный ли вариант письма распечатан?

Каков формат письма?

Соответствуют ли бумага и конверт виду письма и статусу получателя?

Использовался ли фирменный бланк компании?

Все ли реквизиты фирмы-отправителя указаны верно?

Правильно ли написаны реквизиты получателя?

Соответствует ли обращение должности и статусу получателя?

Указаны ли должность, фамилия и контактные координаты отправителя?

Приведен ли перечень вложений?

Полезные советы

ЕСЛИ СТИЛЬ И ОФОРМЛЕНИЕ ВАШЕГО ПИСЬМА ВЫБРАНЫ ВЕРНО, ПОЛУЧАТЕЛЮ БУДЕТ ЛЕГКО И ПРИЯТНО РАБОТАТЬ С НИМ!

5. Письма с положительными сообщениями.

Какие сообщения в деловых письмах считаются положительными?

В практике деловой переписки к письмам с хорошими новостями относятся все сообщения, в которых Вы исполняете желание другой стороны. Среди наиболее часто встречающихся типов писем с хорошими новостями те, в которых пишущий положительно разрешает возникшую ситуацию, удовлетворяет стандартный запрос, продлевает кредит, подтверждает получение заказа. Реакция получателя на такое письмо обычно бывает положительной.

Как должно быть построено письмо с хорошими новостями?

Начинайте сразу с ос

s