Современное деловое письмо

Информация - Культура и искусство

Другие материалы по предмету Культура и искусство

Для того чтобы скачать эту работу.
1. Подтвердите что Вы не робот:
2. И нажмите на эту кнопку.
закрыть



ершению покупки. Такие письма содержат не только описание продукции, но и бланк заказа для ее получения (опять,таки по почте или с курьером), а в некоторых случаях - и образцы продукции для бесплатного (пробного) употребления. Особенностью писем прямой почтовой рассылки является то, что они адресуются многим сотням, тысячам, а в отдельных случаях - и сотням тысяч потенциальных покупателей. Соответственно эти письма не предполагают личного обращения к адресату. Кроме того, как было отмечено, это письмо одновременно является и средством обратной связи адресата с его автором - для этого, помимо бланков заказа, используются купоны, талоны, приглашения и т.п.

Сопроводительные письма

Этот вид писем используется в случаях, когда адресату отправляются какие-либо документы или материальные ценности. Назначение сопроводительных писем - подтвердить факт отправки перечисленных в письме документов в определенный срок. В тексте сопроводительных писем обычно используются глаголы высылаем или направляем.

Письма-поздравления

По-прежнему весьма распространены в служебно,деловой переписке, поскольку далеко не всегда у нас имеется возможность поздравить кого,либо лично или по телефону. Начинать текст поздравительного послания рекомендуется именно со слова: Поздравляю… (Поздравляем…). Поздравления обычно дополняются пожеланиями адресату всевозможных благ.

Письма-приглашения

Имеют целью пригласить адресата к участию в том или ином деловом (служебном) или торжественном (памятном) мероприятии. Следует иметь в виду, что Приглашение в связи с выдающимся (заметным) событием в личной жизни адресата (как то - помолвка, свадьба, рождение ребенка, промоция - окончание учебного заведения, защита диссертации, круглая годовщина свадьбы и т.п.) допустимо направлять в случае, если отправителя связывают с адресатом не только тесные служебно-деловые, но и личные отношения. Письма-приглашения не принято направлять по пустяковым поводам. Исключение составляют случаи, когда по каким-то причинам адресата нельзя проинформировать иначе (если, к примеру, последний временно отсутствует). Обычно текст приглашения начинается со слова: Приглашаем (приглашаю).... Приглашение может оформляться как в виде письма, так и на специальном бланке (пригласительном билете, прилагаемом к письму). Приглашение всегда носит персональный характер. Из содержания приглашения адресат должен уяснить, когда, куда и с какой целью его приглашают, а в некоторых случаях - и то, какого участия с его стороны ожидают организаторы мероприятия (например, выступления на ту или иную тему). Приглашения следует высылать заблаговременно во избежание недоразумений. В необходимых случаях автор может уведомить адресата о необходимости подтвердить свое участие в мероприятии.

Письма-извинения

Встречаются в служебно,деловой переписке сравнительно редко. Тем не менее, во многих случаях они оказываются незаменимыми для принесения адресату формальных извинений (неформальные извинения все же предполагают прямое (вербальное) обращение) и нормализации взаимоотношений, особенно, если принести извинения иным образом не представляется возможным. Стандартная формулировка для начала писем, извинений: Прошу Вас принять извинения в связи с (за).... Обращаем внимание читателей на то, что в данном случае важнее, прежде всего, извиниться, и лишь после этого пояснить мотивы своего обращения. В то же время извиняться по ходу письма дважды не следует (это не принято).

Письма по случаю представления

Являются незаменимыми при заочном знакомстве с адресатом. По сути, это - эффективное средство для установления личных контактов с человеком, о котором автор письма располагает минимальной информацией, побуждающей его, тем не менее, к личному знакомству с адресатом.

Письмо для поддержания контактов

Или имиджевые письма служат для укрепления деловых и личных связей между автором и адресатом. Иногда говорят, что эти письма служат лишь для заполнения вынужденных пауз в переписке и, по сути, являются письмами ни о чем. Однако на самом деле значение имиджевых писем трудно переоценить - ведь именно с их помощью вы можете засвидетельствовать адресату свое внимание без формального на то повода (делового или торжественного характера).

Благодарственные письма

Пишутся с единственной целью - выразить адресату благодарность в связи с предпринятыми им организационными и иными усилиями, результатом которых стало получение автором (организацией,отправителем) ощутимой пользы (преимущества, выгоды и пр.). Другим случаем для формальной благодарности является выражение последней за поступившие ранее в адрес автора поздравления, соболезнования и т.п. Благодарственные письма следует начинать именно с выражения благодарности адресату (организации, получателю), например, так: Выражаю свою искреннюю благодарность... или Сердечно благодарю за.... Мотивация излагается после слов благодарности: ... в связи с..., ... по случаю... и т.п. Следует подчеркнуть, что замена в благодарственном письме слова благодарность на признательность или удовлетворение не является равноценной.

Рекомендательные письма

Представляют собой форму ходатайства автора перед адресатом в пользу третьего лица, не участвующего в переписке. Подобное ходатайство может быть оформлено в краткой или развернутой форме.

Мини-письма

- письма, шаблоны, письма, маятники и т.п. -

Представляют собой малые эпистолярные формы. Отличительной особенностью мини-писем является значительная повторяемость (стандартность) их содержания, обусловленная, прежде всего, стремлением автора послания сэкономить время на его оформлении. Другой важной особенностью является наличие в структуре большинства таких писем пустого блока, предназначенного для оформления блиц,ответа адресата.

Негативные письма

Это письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении субсидии, а также письма с выражением неодобрения или порицания чьих,либо действий и т.п. (к указанным письмам не относятся письма для выражения формального отказа от какого-либо предложения). Как ни огорчительно, но время от времени нам приходится готовить и рассылать подобные послания. Естественно, основная функция такого письма - это выражение негативного (отрицательного) отношения к определенным действиям. Однако не следует забывать о том, что сделать это можно по, разному. Рекомендуется особенно тщательно подходить к выбору формулировок и порядку изложения содержания послания. Иными словами, оно должно быть негативным только в смысле информационного наполнения, но при этом быть абсолютно нейтральным по отношению к личности адресата.

Письма для выражения отказа или согласия

От какого-либо предложения, как было отмечено, представляют собой самостоятельный вид частного письма. Поводом для их подготовки служит формальное согласие или формальный отказ от какого-либо предложения, содержащегося в послании адресата -например, отказ от приглашения. Письма для выражения согласия или отказа пишутся только в тех случаях, когда об ответе просит сам адресат или как минимум это явно следует из содержания послания. К примеру, получив приглашение принять участие в каком, либо мероприятии от давнего партнера, следует ответить - положительно или отрицательно - на предложение во избежание возможных осложнений при дальнейших контактах с ним.

Письма для обращения в различные инстанции

Содержат конкретную просьбу или требование автора в связи с действием или бездействием адресата (организации, получателя). Такими инстанциями могут в зависимости от обстоятельств выступать судебные органы, структуры коммунального хозяйства, образовательные учреждения, транспортные организации, службы быта, сервиса и торговли и т.д. Содержание таких писем подчинено двум целям - проинформировать о чем, либо адресата и побудить его к определенным действиям. Начинать письмо следует с краткого изложения обстоятельств дела, а продолжать - выражением просьбы или требования (если ранее выраженная просьба осталась без ответа или удовлетворения). В конце послания уместно сослаться на конкретные положения нормативно, правовых актов, подтверждающих законность просьбы (требования) автора.

Письма-резюме

Не следует отождествлять собственно с резюме (CV или curriculum vitae - кратким жизнеописанием, в пер. с лат.), оформляемым при поиске вакансии. В известном смысле письмо,резюме сходно с письмом, презентацией с той лишь разницей, что основную часть его содержания составляет не описание достоинств товара или услуги, самореклама профессиональных качеств самого автора. Письмо-резюме излагается так же, как и обычное письмо, то есть без рубрикации на пункты и оформления заголовка документа (как это принято для резюме). В то же время его содержание должно быть сформулировано и оформлено таким образом, чтобы адресат с первых строк оценил выгоду содержащегося в послании предложения. Иными словами, если вам есть что рассказать о себе, делайте это, но в сжатой, конкретной и стилистически удобной форме. Начните с изложения мотивов вашего обращения, а завершите указанием на контактную информацию: ваш номер телефона, адреса электронной почты или факса.

Циркулярные письма

Циркулярные письма предназначены для доведения до сведения разных адресатов одной и той же информации (например, если необходимо получить отчет о продажах от всех филиалов организации, находящихся в разных городах). По содержанию циркулярными могут быть и письма-извещения, и письма-приглашения, и информационные письма.

Переписка по электронной почте

Интернет давно стал непременным атрибутом деловой жизни