Современное деловое письмо

Информация - Культура и искусство

Другие материалы по предмету Культура и искусство

Для того чтобы скачать эту работу.
1. Подтвердите что Вы не робот:
2. И нажмите на эту кнопку.
закрыть



Содержание

 

Введение

Классификация писем

Общие рекомендации по изложению делового письма. Этикет.

Общие правила составления деловых писем

Список используемой литературы

 

 

Введение

 

Письмо - это основной инструмент служебно-деловой переписки, осуществляемой между различными предприятиями (организациями, учреждениями). В соответствии с одним из определений представляет собой письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Примечательно, что большую часть переписки предприятий образуют именно письма.

 

 

Классификация писем

 

Приступая к изучению общих вопросов подготовки деловых писем, нельзя не упомянуть прежде всего о разнообразии их видов, обусловленном содержательной направленностью письма. Это обстоятельство способствует классификации деловых писем в зависимости от их содержания.

Опираясь на классификационный критерий, удалось выделить до 32 видов деловых писем:

Письма-просьбы

Одним из самых распостранненых разновидностей писем является письмо-просьба. Текст письм, содержащего просьбу, строится по следующей схеме.

В начале письма излагается повод или причина, побудившая автора письма обратиться к адресату с просьбой. Во второй части эта просьба формулируется; для обоснования необходимости ее выполнения используются различные аргументы; автор письма может также описать результат, ожидаемый в случае удовлетворения просьбы, или последствия ее невыполнения. В заключительной части письма, содержащего просьбу, рекомендуют в нескольких теплых словах выразить готовность к сотрудничеству и доверие.

Письма-сообщения

также довольно распространенная форма делового письма. Основное предназначение такого письма - целенаправленная передача вполне конкретной информации, предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). По указанной причине именно письма-сообщения во многих случаях дают начало продолжительной переписке. Письмо,сообщение допустимо начать непосредственно со слова Сообщаю или одного из его синонимов (Направляю, Высылаю или Представляю).

Письма-запросы

В большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно,деловой переписке. Они предназначены, как следует из названия, для запрашивания соответствующей информации. Подчеркну, что письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовым документом. Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов Прошу (просим) вас (Вас) сообщить..., хотя при этом будет совсем не лишним предварительно пояснить, чем вызван ваш запрос. Ответное письмо, в данном случае, выступает как зависимый по композиции и тематике текст (по отношению к запросу). В ответе на запрос обязательно должна содержаться ссылка на первичное письмо и его тему. Кроме того, в обоих письмах должны приблизительно совпадать объем информации, последовательность изложения, терминология, система ссылок.

Письма-заявления

Письма-заявления имеют своей целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора (организации,отправителя) делового письма по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения). Например, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества. Письмо,заявление может иметь несколько сценариев и представлять собой в зависимости от обстоятельств декларацию о намерениях, подтверждение, заявление ad hoc (т.е. заявление по конкретному поводу - к примеру, в поддержку делового партнера и пр.). Стандартное начало такого письма: Настоящим посланием заявляем (заявляю) о... Заключение включает в себя одну из стандартных формулировок вроде: Просим принять данное заявление к сведению для...

Письма-подтверждения

Отправляются по соответствующему адресу, для того чтобы подтвердить какой-либо факт - например, получение письма, высланного ранее адресатом. Такие письма обычно подготавливаются в ответ на просьбу (Прошу подтвердить...), выраженную автору (организации-отправителю) письма. Практически всегда письма,подтверждения начинаются со слов Настоящим подтверждается (подтверждаем, подтверждаю)... Отличаются краткостью, немногословностью.

Письма заказы

В многих случаях представляют собой ответ на письма,предложения (оферты, см. ниже). Функциональное назначение подобных писем - совершение письменного заказа, его документирование. Автору письма изложение своего намерения заказать что-либо у адресата (товар, услугу и др.) целесообразно предварить объяснением мотивов своих действий. С этой целью бывает достаточным сослаться на источник информации материалы переписки, информационное письмо или директ-мейл, рекламную информацию и т.д.). Кроме того, как и в случае с письмом-запросом, является допустимым сообщить адресату свое пожелание относительно сроков исполнения заказа. Это должно выглядеть именно как пожелание (если речь не идет о второй, а то и третьей, четвертой попытке автора получить заказ, к тому же давно оплаченный).

Письма-оферты

Письмо, содержащее предложение заключить договор. По содержанию этот тип письма очень близок к рекламным письмам. Отличие лишь в том, что в оферте обязательно указываются конкретные условия заключения договора. Например, ООО Все для офиса предлагает широкий ассротимент канцелярских принадлежностей, а также мебели и оргтехники для офиса. Каталог и прайс-лист прилагается. Для оформления заказа свяжитесь с нашим менеджером по телефону 444-55-66. Ответом на такое письмо является письмо - акцепт письмо , выражающее согласие заключить договор. В акцепте должно быть определено, какие товары и услуги и на каких условиях организация хочет получить.

Письма-дополнения

Выручают нас во всех тех случаях, когда мы, отправив послание, сочли невозможным прибегать к постскриптуму , и вследствие этого часть важной информации оказалась недоступной для адресата. Поскольку вернуть уже отправленное письмо с полдороги нельзя, автор может отправить - что называется, вдогонку - письмо, дополнение. Характерной особенностью такого письма является прямое указание на то, что оно является продолжением предыдущего послания (при этом представляется крайне желательным сослаться на конкретные признаки письма - его дату, номер и т.п.). Именно с этого и следует начинать послание, например, так: Данное письмо является дополнением к...

Письма-рекламации (претензионные письма)

Относительно редкое явление в официальной переписке. Такие послания предназначены для выражения письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых обязательств. Замечу, что добросовестные партнеры стараются уладить возникшие разногласия, не прибегая при этом к рекламации. Однако бизнес есть бизнес, и в определенных обстоятельствах такое послание - единственный взаимоприемлемый выход из сложившейся ситуации. Текст письма, рекламации должен во всех случаях опираться на соответствующие документальные свидетельства недобросовестности адресата (преднамеренной или допущенной им по неосторожности). Отправка претензионного письма обычно предшествует подаче искового заявления в суд.

Информационные письма

Информационные письма сообщают заинтересованным лицам о свершившихся фактах или намечаемых мероприятиях. При составлении информационных писем используются обороты: Сообщаем Вам, что…, Ставим Вас в известность о том, что…, Информируем о проведении….

Гарантиийные письма

Предназначены для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий автора (организации,отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты. Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок - поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: Настоящим письмом гарантирую....

Презентационные письма

Письма имеют целью презентовать (буквально - представить в выгодном свете) какую,либо продукцию, организацию, персону (в порядке саморекламы) - например, политического деятеля, или общественно значимое событие - к примеру, городской праздник. Презентационное письмо носит открытый (публичный) характер, то есть обращено к публике, широкой общественности и поэтому не предполагает персонального обращения к адресату. По той же причине отвечать на презентационные письма ответными посланиями не принято. Стандартным началом презентационного письма, представляющего какую,либо продукцию, является формулировка: Пользуясь случаем, обращаем Ваше внимание на.... При изложении соответствующей информации следует привлечь внимание адресата к наиболее важным преимуществам, описываемым в послании. В заключение необходимо побудить адресата к действию - допустим, к получению дополнительной информации или к непосредственному участию в чем-либо.Обычно презентационное письмо имеет приложение - в виде справочных информационных материалов, фотографий, иллюстраций и т.п.

Письма прямой почтовой рассылки

В отличие от презентационных (рекламных) писем имеют целью побудить адресата к сов