Система компьютерного ведения документации

Реферат - Компьютеры, программирование

Другие рефераты по предмету Компьютеры, программирование

Скачать Бесплатно!
Для того чтобы скачать эту работу.
1. Пожалуйста введите слова с картинки:

2. И нажмите на эту кнопку.
закрыть



лнительской дисциплины невозможно без использования средств автоматизации обработки документов и контроля исполнения.

Попробуем теперь оценить объемы документооборота. Например, через канцелярию центрального офиса одного из крупных банков за год проходит: 16 тыс. единиц входящих документов (помимо этого, еще порядка 8 тыс. документов поступают децентрализованно в подразделения банка), 25 тыс. писем граждан, 24 тыс. единиц исходящих документов. При этом список данных документов непосредственно в канцелярии хранится в течение 3 лет для 90% документов, а оставшиеся 10% - 5 лет. Тексты документов хранятся в архивном отделе канцелярии до конца текущего года, далее они передаются в архив на долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может осуществляться и более мелкими порциями, несколько раз в год. Рассчитаем необходимые объемы базы данных для хранения таких объемов документов.

Карточка документа занимает примерно 2 Кбайт, еще 1 Кбайт занимает индекс. Таким образом, для одного документа на диске требуется 3 Кбайт. Учитывая то, что крупная организация имеет поток порядка 50-100 тыс. документов в год и карточка документа хранится в течение 3 лет, то для хранения 150-300 тыс. документов потребуется примерно от 0,5 до 1 Мбайт памяти на диске.

Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет руководству о потоке документов на предприятии. Отчеты условно можно разделить на две большие группы.

  • Оперативные. Выводятся ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления.
  • Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год.

 

 

 

 

4. Что такое документооборот?

Определимся сначала с тем, что такое документ - это некая обособленная часть информации представленная на определенном носителе. Как правило, документы различаются по типам носителей информации, (рисунок 2). И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей. Если не говорить о клинописи на камне, надписях на заборах и тому подобном, то можно выделить три главных типа носителей информации.

Рисунок 2.
Типы документов и их взаимодействие.

 

  • Бумага.
  • Микрофиши (практически то же самое, что и бумага с точки зрения поиска необходимого документа, но занимают меньше места (до 72 страниц на одной микрофише), соответственно меньше стоимость копирования информации) могут быть более тесно интегрированы с электронными средствами и доступны по компьютерной сети.
  • Электронные носители информации, которые также внутри себя могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.

Очевидно, что один и тот же документ может существовать в различных ипостасях на различных носителях информации и переходить с одного носителя на другой. Применение того или иного носителя информации определяется следующими факторами.

 

 

4.1. Стоимость хранения информации

-прямо пропорциональна количеству документов и стоимости хранения одного документа. Очень часто приводится не для одной страницы документа, что было бы очевидно для бумажных документов, а к одному мегабайту хранимой информации.

4.2. Стоимость (время) поиска необходимой информации

- определяется системой индексации документов. В том случае если система индексации отсутствует, то скорость поиска также прямо пропорциональна количеству хранимых документов. Применение простой системы индексации (шкафы, папки и т. д.) позволяет увеличить скорость поиска. Применение системы полнотекстового поиска, когда документ можно найти по любому слову, содержащемуся в данном документе, позволяет резко увеличить скорость поиска, но надо помнить, что полнотекстовый поиск доступен только для электронных документов.

4.3. Стоимость коллективного использования информации

- определяет количество копий документа, необходимых для коллективного использования при одновременном доступе.

4.4. Стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места к другому

Электронные документы, по сравнению с бумажными, представляют такой же прорыв, как, в свое время, печатные документы по сравнению с рукописными. Поэтому в последнее десятилетие наблюдается однозначная и устойчивая тенденция перехода от бумажных и микрографических документов к электронным. По данным исследовательских компаний, общая доля электронных документов постоянно возрастает и достигнет к 2001 году 60%. Поэтому в дальнейшем мы будем говорить о решении задач электронного документооборота - прежде всего для электронных документов, не забывая о том, что система должна пытаться решать смешанные задачи и управлять бумажными и микрографическими документами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Основы организации документооборота

Перечислим теперь основные принципы организации устойчивого и управляемого документооборота для организации. Все они изложены в литературе и известны практически любому руководящему работнику, но, как показывает практика,

s