Система документационного обеспечения управления

Дипломная работа - Менеджмент

Другие дипломы по предмету Менеджмент

Скачать Бесплатно!
Для того чтобы скачать эту работу.
1. Пожалуйста введите слова с картинки:

2. И нажмите на эту кнопку.
закрыть



нтооборота подразделяются на четыре категории:

1-я категория - учреждения с объемом документооборота свыше 100 тысяч документов в год;

2-я категория - учреждения с объемом документооборота от 25 тысяч до 100 тысяч документов в год;

3-я категория - учреждения с объемом документооборота от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год;

4-я категория - учреждения с объемом документооборота до 10 тысяч документов в год.

Так, согласно вышепредставленной классификации, было установлено, что если объем документооборота учреждения составляет более 10 тысяч документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы делопроизводства (или службы ДОУ) как отдельного подразделения. Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге Эффективный документооборот: от традиционного к электронному предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (см. Приложение 1).

Функции структурных подразделений представлены в Приложении 2.

 

5. Должностной и численный состав службы ДОУ

 

Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:

руководители;

специалисты;

технические исполнители.

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих. Наименования должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР - утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

В Квалификационном справочнике подчёркивается, что отнесение служащих к определенной категории осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические).

К категории руководителей, возглавляющих делопроизводственную службу, относятся:

управляющий делами;

заведующий канцелярией;

заведующий общим отделом;

заведующий протокольным отделом;

начальник секретариата;

заведующий экспедицией;

заведующий центром подготовки документов;

заведующий копировально-множительным бюро;

заведующий машинописным бюро.

В их функции входит планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и её структурных подразделений, контроль за выполнением работ.

В категорию специалистов вошли:

документовед;

помощник руководителя;

инспектор по контролю за исполнением поручений;

редактор;

археограф;

инспектор;

секретарь коллегии;

корректор.

Функции специалистов заключаются в выполнении технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке проектов документов.

К категории технических исполнителей отнесены:

экспедитор;

делопроизводитель;

стенографистка;

технический секретарь;

курьер;

оператор организационной техники;

архивариус;

секретарь-машинистка;

секретарь-стенографистка;

секретарь руководителя.

Задача технических исполнителей - передача, фиксация, учёт, доставка и хранение документов.

Добавить к должности наименование старший можно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчинёнными ему исполнителями.

Указание в наименовании должности ведущий устанавливается в том случае, когда на работника возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из направлений деятельности организации или обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей.

Распределение обязанностей между заместителями руководителей осуществляется на основании внутренних организационно-распорядительных документов, например, приказа. Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией организации.

Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая прежде всего зависит от объёма выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

. Нормы времени

s