Система документационного обеспечения управления

Дипломная работа - Менеджмент

Другие дипломы по предмету Менеджмент

Скачать Бесплатно!
Для того чтобы скачать эту работу.
1. Пожалуйста введите слова с картинки:

2. И нажмите на эту кнопку.
закрыть



я работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования;

обеспечение единого порядка работы с документами;

контроль за исполнением документов;

хранение документов;

унификация форм документов;

сокращение по возможности документооборота;

методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.

К технологическим функциям относятся:

осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки поступающих документов;

регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;

ведение информационно-справочной работы по документам организации;

машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

разработка и проектирование бланков документов;

подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:

подготовка к докладу руководству поступающих документов;

организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

организация хранения документов в структурных подразделениях;

организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;

организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

организация делопроизводства по обращениям граждан;

разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. отправляемых и внутренних документов);

контроль за сроками исполнения документов;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

 

4. Организационная структура службы ДОУ

 

Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления, её должностного и численного состава.

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т. е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объёма функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав её внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Структура службы ДОУ в современной организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими подразделениями:

секретариат,

экспедиция (прием, отправка корреспонденции),

подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов,

подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов,

подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан,

подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов,

отдел совершенствования делопроизводства,

копировально-множительное бюро,

протокольная группа,

редакционная группа,

приемная,

архив.

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу ДОУ. В организациях меньшего масштаба и не с таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками. В маленькой фирме всю работу с документами обычно осуществляет один секретарь.

Метод установления организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота был сформулирован впервые в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации в зависимости от объема докум

s