Синхронизация информационных и производственных потоков

Информация - Менеджмент

Другие материалы по предмету Менеджмент

Скачать Бесплатно!
Для того чтобы скачать эту работу.
1. Пожалуйста введите слова с картинки:

2. И нажмите на эту кнопку.
закрыть



ельности основных производственных подразделений, связанной с работой на рынке ценных бумаг, осуществляется обеспечивающими подразделениями (техническая служба, хозяйственная служба, канцелярия, курьерская служба, служба связи)

3. Потоки служебной информации осуществляются через обеспечивающие подразделения под непосредственным контролем руководства фирмы.

4. Прямой обмен информацией между подразделениями должен быть санкционирован руководством фирмы.

 

 

 

Схема внешнего документооборота компании ХХХ

 

 

 

 

 

 

 

Принципы построения внешнего документооборота компании ХХХ

 

1. Все документы, требующие официального ответа, проходят регистрацию у менеджеров фирмы.

2. Адресация входящих документов с указанием контрольных сроков исполнения различными подразделениями, производится руководством фирмы.

3. Контроль за исполнением официальных ответов в заданные сроки производится менеджерами.

4. Исходящие документы, оформленные надлежащим образом, подаются на подпись руководством в установленном порядке.

5. Исходящая документация подлежит обязательной регистрации у менеджеров фирмы.

6. На подпись руководству фирмы документы передаются через административный отдел.

 

 

Внутренний документооборот.

Виды документов внутрифирменного использования.

 

1. Приказ.

2. Служебная записка.

3. Заявка на командировку.

4. Командировочное удостоверение.

5. Заявление.

6. Договор подряда.

7. Расписка.

8. Заявление-обязательство.

9. Меморандум.

10. Запись беседы.

 

 

Распорядок дня

 

Официальное рабочее время

  1. Начало рабочего дня 9.00
  2. Обеденный перерыв.13.00-13.45
  3. Окончание рабочего дня 18.00
  4. Выходные дни - суббота и воскресенье

 

В компании ХХХ установлен ненормированный рабочий день, вследствие чего

сотрудник не может закончить рабочий день до тех пор пока не выполнены запланированные на день работа или задание

если требуемый объем работы не может выполнен в рабочие дни, сотрудники привлекаются к работе к выходные дни

обучение и повышение квалификации сотрудников проводится за пределами официального времени и в выходные дни

 

 

Основные виды служебной деятельности

 

1. Работа с документами

2. Организация и/или проведение встреч и бесед

3. Телефонные переговоры

 

Основания для проведения встреч, бесед и телефонных переговоров

1. Прямое указание начальника

2. Служебная необходимость, обусловленная прямыми обязанностями

3. Предложения клиентов или партнеров.

 

Проведение бесед, встреч и телефонных разговоров, выходящих за рамки служебных обязанностей, по личной инициативе запрещается.

 

 

Защита коммерческой тайны в компании ХХХ

 

Коммерческая тайна

 

Информация составляет коммерческую тайну, если она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам; к ней нет свободного доступа на законном основании; обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну, определяется законами или другими правовыми актами. Состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну, определяется предпринимателем. Разглашение, передача или утечка информации, составляющей коммерческую тайну, влечет дисциплинарную, гражданско-правовую ответственность, в том числе обязанность возместить убытки.

 

Банковская тайна

1. Банк гарантирует тайну банковского счета и банковского вклада операций по счету и сведений о клиенте.

2. Сведения, составляющие банковскую тайну, могут быть предоставлены только самим клиентам или их представителем.

3. Обязанность хранить банковскую тайну распространяется на Центральный Банк России, кредитные и аудиторские организации.

4. За разглашение банковской тайны они могут быть привлечены к ответственности в форме возмещения убытков.

 

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну.

1. Номенклатура клиентов и состояние клиентских счетов.

2. Регламенты работы с финансовыми инструментами.

3. Подробная структурная схема подразделений и их взаимосвязи.

4. Методики привлечения клиентов и работы с их денежными средствами.

5. Остатки на расчетных счетах фирмы.

5. Текущие лимиты, графики прихода и расхода денежных средств, обороты компании.

 

 

 

 

Различные подразделения используют в своей работе различные технологии.

Административный отдел пользуется текстовыми редакторами, в основном Word 6.0. для Windows и графическими редакторами типа Chartist, которые позволяют им выполнять свои функции: печатание текстовых документов, таблиц и схем с уже заданными параметрами. Им нет необходимости использовать Excel или Quattro Pro, т.к. все данные уже расчитаны и им остается только техническая работа по введению их в компьютер, оформлению материала и выводу его на печать.

Канцелярия использует электронную систему учета документации, разработанную нашими программистами специально с учетом особенностей работы инвестиционной группы.

Телефонисты: при помощи телефонной сети Компании возможно переключение любых внешних звонков на необходимый внутренний номер.<

s