Секретарь

Дипломная работа - Менеджмент

Другие дипломы по предмету Менеджмент

Для того чтобы скачать эту работу.
1. Подтвердите что Вы не робот:
2. И нажмите на эту кнопку.
закрыть



ся на верхних полках, все предметы, которыми пользуются реже, располагаются ниже, телефон должен стоять на столе или специальной подставке, с лева или с права так чтобы телефонную трубку можно было держать одной рукой, а в другой руке ручку для записи необходимой информации. Образцовый порядок на рабочем столе залог высокой производительности труда.

Железные шкафы и сейфы служат для хранения секретной документации, печатей штампов, бланков строгой отчетности денег, сейф должен всегда быть закрыт в нем не должно лежать ничего лишнего и тем более личных вещей. Ключи от шкафов, столов, сейфов хранятся в местах установленных руководителем организации. В соответствии с действующими нормами площадь служебных помещений устанавливают из расчета четыре квадратных метра на одного работника.

Рабочее место секретаря-референта - это зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. В пределах зоны можно различать три сектора - основной, где находиться рабочий стол с приставками и необходимой оргтехникой, сектор обслуживания посетителей и вспомогательный сектор, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое вспомогательное оборудование.

Общая площадь приемной, где находиться секретарь-референт, должна быть в пределах двенадцати - шестнадцати квадратных метров.

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда. Коснемся, прежде всего, мебели - стола и стула.

Применение наиболее рациональной мебели в работе любого сотрудника управления играет важную роль. В отдельных случаях производительность труда от удачно подобранной мебели повышается на десять - двадцать процентов.

Учитывая насыщенность трудового процесса секретаря-референта оргтехникой, оправданной будет П - образная планировка рабочего места (рисунок 1).

Высота рабочего стола рекомендуется в пределах шестьдесят восемь - семьдесят три сантиметра. Столешница должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева.

 

Рисунок 1. П- образная планировка рабочего места секретаря-референта

 

Покрытие поверхности стола должно быть матовым (серого, зеленого, коричневого цвета с коэффициентом отражения 20-50%) и легко чиститься, углы и переднюю верхнюю грань столешницы следует выполнять закругленными. Высота пространства под столом для ног рекомендуется шести десяти сантиметров (на уровне колен) и не менее восьми десяти сантиметров на уровне ступней. Все, что постоянно требуется секретарю во время работы, должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять необходимое, не вставая.

Располагать принадлежности на рабочем и приставочном столах следует компактно, систематизировав по видам работ.

Важным элементом рабочего места является внутренняя организация отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для карточек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей. Целесообразно выделить один ящик для хранения личных вещей. За порядком на рабочем столе следует постоянно следить. Может показаться преувеличением, но такой простой вид мебели, как стул, играет большую роль в организации рабочего места управленческого работника. От выбора стула в немалой степени зависит эффективность труда - неудобная поза утомляет, делает человека менее работоспособным.

У секретаря - референта стул должен быть вращающимся и иметь спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направлениях, что позволит подогнать его под любой рост (рисунок 2).

 

Рисунок 2. Рекомендуемый стул для секретаря-референта

 

Сиденье стула должно быть слегка закругленным с краев, чтобы не затруднять кровообращение бедер, и с несколько вдавленным сиденьем в месте размещения центра тяжести. Для управленческих работников изготавливают стулья и кресла с подлокотниками, для работы на компьютере или с ВТ - без подлокотников, чтобы не стеснять движения.

Для работы, сидя, при среднем росте в 1,7 метров, целесообразно выдерживать следующие размеры:

высота подъемного стула - 0,45 - 0,6 метров;

площадь сиденья не более 4040 сантиметров;

Зона, в которой можно перемещать стул:

0,6 метра по глубине;

1 метр - по длине;

Общая площадь - 1,2 метра.

Сиденье стула должно быть покрыто латексом толщиной около одного сантиметра, сверху которого накладывается влагонепроницаемый материал (меланжевая ткань, натуральное волокно).

Кроме стула с приставками, в состав рабочей мебели секретаря-референта входит также стул для посетителя.

В секторе обслуживания посетителей должны быть три - четыре стула. Вспомогательный сектор оборудуется шкафом - стенкой (трех - четырех секционным) или вращающимся стеллажом для хранения документов (рисунок 3).

 

Рисунок 3. Стеллаж для хранения документов

 

Для хранения документов конфиденциального характера, печатей, штампов используются металлический сейф. В некоторых случаях устанавливается и платяной шкаф. Шкаф желательно делать встроенным (секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видном месте).

Обязательными техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь-референт, являются персональный компьютер, телефон (возможно также радио или сотовый телефон, пейджер), телефакс и копировальный аппарат (ксерокс), иногда диктофон.

В средства оснащения входят канцелярский прибор, папки и скоросшиватели, блокнот - шестидневка, календарь, ручки, фломастеры, пюпитр, маркеры, дырокол, приспособления для подшивки бумаг, калькулятор, лампа настольная, корзина для бумаг, лотки для документации, контрольная картотека, сшиватель бумаг, липкая лента, кнопки, скрепки и другое мелочи и ложемент для их хранения.

Допускаются в приемной размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема, образцов документов, календаря и другого.

В приемной у секретаря-референта для оказания первой помощи должна находиться аптечка, соответствующим образом укомплектованная (бинты, йод, валидол, нашатырный спирт, таблетки от головной боли, вата стерильная и другое).

 

 

. Условия труда

 

Условия труда и отдыха работников секретариата. Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря-референта при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда. К санитарно - гигиеническим нормам и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура воздуха, озеленения помещения, установление правильного режима труда и отдыха.

Основные санитарно - гигиенические нормы оговорены стандартами, приведенными в таблице (таблица 1).

 

Таблица 1 Санитарно-гигиенические нормы

Санитарно-гигиенические факторыНормативные показателиТемпература воздуха, С: летом зимой 22-25 18-21Относительная влажность воздуха, - 60Скорость движения воздуха, м/с, не более0,2Освещение рабочей поверхности, лк: люминесцентными лампами лампами накаливания 300 150Уровень шума, дБ, не более40-65Содержание вредных примесей, мг/м пыли15-20Коэффициент отражения стен, % не более 60

Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Так как большинство документационных операций связано с использованием зрения (чтения, письма, работы на компьютере), напряжение зрения вызывает напряжение всех мускулов тела человека и влечет общее утомление.

Приемная должна, по возможности иметь естественное освещение.

Свет должен падать на рабочие поверхности стола и средств оргтехники с левой стороны или спереди. При этом источник света следует располагать под углом более 30 от горизонтальной линии взора (рисунок 4).

Освещение рабочего места может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольная лампа).

Оптимальной температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что вредно для людей, занятых умственным трудом.

секретарь культура деловой командировка совещание

Рисунок 4. Рекомендуемое положение секретаря относительно дисплея.

 

Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест. Для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые подкладки, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев. Для защиты от внешнего шума рекомендуется использовать беруши, которые снижают воспринимаемость внешних шумов на 50%.

Что касается цветового оформления приемной, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое влияние.

С помощью цвета можно также подчеркнуть или затушевать особенности приемной. Например, светлая окраска зрительно увеличивает маленькую комнату, темная - уменьшает. Используя различные цвета,