Секретарь

Дипломная работа - Менеджмент

Другие дипломы по предмету Менеджмент

Скачать Бесплатно!
Для того чтобы скачать эту работу.
1. Пожалуйста введите слова с картинки:

2. И нажмите на эту кнопку.
закрыть



вки посетителям лично, письменно или по телефону, готовит необходимые справочные материалы.

С посетителями секретарь должна поздороваться предложить ему сесть, попросить назвать себя и изложить причину посещения. Внимательно выслушать посетителя при этом не заниматься своими делами. В разговоре секретарь должна проявлять максимально такта, вежливости, терпения и осведомленности в делах своего учреждения.

 

Журнал регистрации приема граждан по личным вопросам

№Дата приемаФамилия, имя, отчество посетителей (заявителей)Место работы, должность и адреса заявителейКраткое содержание, просьбы заявителяФамилия ведущего приемМеры принятые по заявлениюРезультат рассмотрения просьб

4. Работа секретаря при подготовке служебной командировки

 

Каждая командировка должна быть тщательно подготовлена. Основанная часть работы по подготовке ложиться на секретаря. Она готовит и оформляет приказ по командировке, командировочное удостоверение, наводит справки о транспорте, времени его отправлении и прибытия. Информирует об этом руководителя и получив указания, покупает билеты, обеспечивает заказ гостиницы.

Помощь секретаря в подготовке командировки заключается в следующем:

1.Подбирает всю необходимую информацию.

2.Печатает необходимые материалы и документы.

Например: доклады, справки, договора, контракты и так далее.

3.Печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, времени, на которое назначены встречи и мероприятия, копию программы оставляет у себя, чтобы знать местонахождение руководителя, на случай необходимости, что-то срочно ему сообщить.

Подготовка командировок руководителя.

Подготовка материалов к командированию руководителя является обязательной функцией секретаря-референта.

Секретарь-референт готовит проект приказа о командировании, выписывает командировочное удостоверение, совместно с руководителем составляет и печатает программу командировки. В программе перечисляются организации, которые планируется посетить, должностных лиц и так далее.

Секретарь-референт подбирает документы, собирает необходимые справки и по указанию руководителя готовит материалы для выступления, тезисы доклада, реферат.

В обязанности секретаря-референта, входит также детальная проработка маршрута поездки руководителя, заказ билетов, бронирование гостиницы.

Во время отсутствия руководителя, секретарь выполняет свою обычную работу, а также полученные от руководителя задания и поручения, после возращения руководителя из командировки секретарь:

1.Информирует о выполнении заданий и о вопросах, возникших в его отсутствие.

2.Обрабатывает материалы командировки, перепечатывает размножает их, а затем передает в соответствующие структурные подразделения или отдельным работникам.

Также секретарь помогает обрабатывать соответствующие материалы, оформляет отчет о командировке.

 

Журнал регистрации выдачи командировочных удостоверений

Дата выдачиДолжность Фамилия, имя, отчествоМесто комментированияЦельСрок командированияДата и номер приказа

5. Работа секретаря по организации совещаний, конференций

 

Четкая организация совещаний способствует повышению эффективности работы всех его участников самое важное в работе по организации совещаний подготовка необходимой документации и обеспечение ею всех участников. Секретарь организует размножение и рассылку материалов не позднее, чем за три рабочих дня до заседания по утвержденному руководителем списку полная и своевременная информация по вопросам совещания дает возможность сократить время его проведения и принятий наиболее продуманных эффективных решений. Сообщает участникам время и место проведения совещаний при необходимости регистрирует их. Своевременно иные организационные задачи выполняет секретарь при подготовке к конференции или широких совещаний с участием представителей часто иногородних предприятий.

В этом случае секретарь обязана:

. Оформить заказ на рассылку пригласительных билетов.

. Заказать места в гостинице.

. Оказать помощь работникам при проведении конференции в установлении контактов с докладчиками, в установлении контроля за поступление и размножение материалов.

. Решить вопрос если совещание будет стенографироваться.

На кануне совещания:

1.Вместе с работниками хозяйственного отдела проверить помещения зала совещаний, соответствующие количество мест в зале и предусмотреть наличие доски, мела, указки и так далее, исправность аппаратуры, микрофонов, магнитофонов, диапроекторов.

2.Проверить изготовления объявления о месте нахождения зала совещаний и табличках помещений у входа в зал и месте регистрации.

Перед началом совещания:

Самостоятельно или с помощью других работников провести регистрацию участников совещания, если состав участников известен, используют списки по форме восемь, также этот список используют для рассылки материала и пригласительных билетов.

 

Форма № 8

№ п/пФамилия, имя, отчествоДолжностьУчреждение, организацияТелефон

На заседании ведется протокол с указанием: обсуждения, обсуждаемых вопросов, фамилий, обсуждений принятых по каждому вопросу, решений и сроков исполнения решений.

После окончания совещаний:

1.Секретарь перепечатывает, исправляет и дополняет текст совещания.

2.Предоставляет на подпись председательства протокол совеща

s