Проектирование базы данных для ведения учета книжных остатков

Если Access обнаруживает одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, Access добавляет таблицу

Проектирование базы данных для ведения учета книжных остатков

Дипломная работа

Компьютеры, программирование

Другие дипломы по предмету

Компьютеры, программирование

Сдать работу со 100% гаранией
того, какая вкладка выбрана. Группы команд на выбранной вкладке сгруппированы по выполняемым действиям. Так на вкладке Режим таблиц отображаются группы команд Представление, Поля и столбцы, Форматирование и тип данных, Связи. Имена перечисленных групп команд отображаются внизу Ленты.

Под лентой расположены слева Область переходов, а справа Окно редактирования, в котором отображается редактируемый объект. В области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.). В списке Все объекты Access можно выбрать требуемый объект.

Для удобства ввода информации в таблицы применяются формы. В версии Access 2007 можно воспользоваться заготовками форм, соответствующие кнопки расположены на ленте «Создание». Первая заготовка используется для создания формы, в которую можно будет вводить информацию только по одной строке соответствующей таблицы за один раз.

Рис. 4 - Создание формы

 

Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы «Продукты» выглядит следующим образом.

 

Рис. 5 - Пример созданной формы

 

При большом количестве полей в таблице такая форма очень удобна для ввода данных, она не позволяет случайно пропустить ввод какого-либо поля. Недостатком является необходимость просматривать исходную таблицу, чтобы по ошибке не вводить данные, уже имеющиеся в таблице. При переходе к следующей записи программа проверит уникальность сделанных добавлений и не допустит повтора, но время на ввод уже потрачено.

Более предпочтительна форма, созданная с помощью следующей заготовки [18].

Рис. 6 - Создание разделенной формы

 

Как видно из комментария к команде на создание такой формы, она позволяет видеть на экране данные уже введенные в таблицу и поля для ввода. Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы «Продукты» выглядит следующим образом. Обратите внимание на ошибку комментария: Таблица расположена снизу, а поля формы сверху окна формы.

Промежуточным вариантом по удобству работы среди вышеописанных форм можно считать форму, созданную из третьей заготовки (Рис. 7).

 

Рис. 7 - Форма, созданная из третьей заготовки

 

Она позволяет видеть на экране сразу несколько записей в форме, но это не приемлемо для таблиц с очень большим количеством полей, т.к. это снижает удобство ввода информации в мелкие по размерам поля.

Для того чтобы иметь возможность распечатать данные, имеющиеся в базе данных, используются отчеты. На первом этапе освоения программы Access целесообразно воспользоваться командой «Мастер отчетов» расположенной на ленте «Создать».

 

Рис. 8 - Лента

 

В процессе работы «Мастер отчетов» предложит выбрать из списка доступные поля, для чего можно воспользоваться стрелками влево и вправо, выделяя нужную строку из списка курсором.

 

Рис. 9 - Создание отчетов

 

Мы переносим в правую часть все доступные поля.

Рис. 10 - Создание отчетов

 

На следующем шаге мы можем выбрать способ сортировки информации в будущем отчете. Выбираем сортировка в алфавитном порядке (по возрастанию) для поля «Наименование продукта».

 

Рис. 11 - Создание отчетов

Рис. 12 - Создание отчетов

 

Далее выбираем «Табличный» макет и книжную ориентацию бумаги, т.к. число полей в таблице не большое и она легко разместиться на странице достаточно крупным шрифтом.

 

Рис. 13 - Создание отчетов

Следующий шаг «Мастера отчетов» предполагает выбор стиля (т.е. внешнего вида будущего отчета) - выберете тот, который вам больше подходит.

 

Рис. 14 - Создание отчетов

 

На завершающем этапе вы должны выбрать удобное для вас имя отчета и, либо просмотреть готовый отчет, либо перейти к редактированию, выбрав команду «Изменить макет отчета».

Далее, во второй главе мы рассмотрим приведенный теоретический пример, на конкретном предприятии, т.е. «Книжный магазин».

Глава 2. Создание базы данных Книжный магазин

 

.1 Создание таблиц

 

. Создаем таблицы базы данных Книжный_магазин через Конструктор

В режиме конструктора сначала следует создать структуру таблицы. Затем для ввода данных необходимо переключиться в режим таблицы или воспользоваться каким-либо другим способом, таким как вставка или добавление.

На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Конструктор таблиц.

Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выберите тип данных.

Если столбцы Имя поля и Тип данных не отображаются, возможно, вместо режима конструктора выбран режим таблицы. Чтобы переключиться в режим конструктора, нажмите в строке состояния окна Microsoft Access кнопку Конструктор. Будет предложено ввести имя для новой таблицы, а затем произойдет переключение в режим конструктора.

При желании введите в столбце Описание описание для каждого поля. Это описание отображается в строке состояния, если курсор находится в данном поле, и используется в качестве текста строки состояния для любых элементов управления, создаваемых перетаскиванием поля из области Список полей на форму или отчет, а также для любых элементов управления, создаваемых для этого поля с помощью мастера форм или мастера отчетов.

Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу.

Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите команду Сохранить или нажмите сочетание клавиш CTRL+S.

Чтобы начать вводить данные в таблицу, переключитесь в режим таблицы, щелкните первую пустую ячейку и начните ввод. Кроме того, можно вставить данные из другого источника (описание см. в следующем разделе).

Если в процессе ввода данных потребуется добавить в таблицу одно или несколько полей, начните вводить данные в столбце Добавить поле в режиме таблицы или добавьте новые поля с помощью команд на вкладке Таблица в группе Поля и столбцы.

Итак, Создадим таблицу под именем «Авторы» с помощью конструктора таблиц.

Для этого нажимаем: Создание - конструктор таблиц.

Откроется окно следующего вида:

 

Рис. 15 - Конструктор таблиц.

 

Заполняем Имя поля следующими данными (заголовками столбцов):

КодАвтора, Имя, Отчество, Фамилия, Год рождения.

И соответственно Тип данных:

КодАвтора - СЧЕТЧИК,

Фамилия, Имя, Отчество- ТЕКСТОВЫЙ,

Год рождения - ЧИСЛОВОЙ.

Рис. 16 - Заполнение таблицы

 

Таким же образом заполняем все остальные таблицы.

 

Рис. 17 - Заполнение таблицы

Рис. 18 - Заполнение таблицы

 

Рис. 19 - Заполнение таблицы

Рис. 20 - Заполнение таблицы

 

Рис. 21 - Схема данных (связь между таблицами)

 

Далее создаем запросы.

2.2 Создание запросов

 

Запрос - объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки. Также можно задать дополнительные условия для каждого поля и параметры сортировки [16].

Для создания нового запроса запускаем Конструктор, далее выбираем таблицы, поля, задаем сортировку и условия отбора в запросе на выборку данных. Можно указать другой тип запроса - удаление, создание таблицы, обновление и т.д. Если вы уже выполнили запрос, то можете еще поработать над его результатами: добавить фильтр, сортировку, включить поиск, проверку орфографии, изменить его оформление.

 

Рис. 22 - Создание запросов

Рис. 23 - Создание запросов

 

2.3 Создание формы

 

Форма - это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Формы могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью можно определять, какие поля или строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям достаточно видеть лишь несколько полей большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование базы данных. Для автоматизации часто выполняемых действий в форму можно добавить кнопки и другие функциональные элементы [20].

Формы можно рассматривать как окна, через которые пользователи могут просматривать и изменять базу данных. Рационально построенная форма ускоряет работу с базой данных, поскольку пользователям не требуется искать то, что им нужно. Внешне привлекательная форма делает работу с базой данных более приятной и эффективной, кроме того, она может помочь в предотвращении неверного ввода данных. В Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать формы, а также новые типы форм и функциональные возможности, благодаря которым база данных становится более практичной.

Создание формы с помощью инструмента «Форма»

При помощи инструмента «Форма» можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора

Похожие работы

< 1 2 3 >